(趣旨)

第1条　この訓令は、本市における文書の処理、作成及び取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の処理及び取扱いの原則)

第3条　事案の処理は、文書管理システムにより作成された文書によることを原則とし、文書の取扱いは、正確かつ迅速に行い、その処理経過を明らかにし、事務が適正かつ円滑に行われ、常に能率的に処理しなければならない。

(総務課長の責務)

第4条　総務課長は、文書事務が適正かつ円滑に運用されるよう、必要な調査を行い、指導及び改善に努めなければならない。

(主管課長の責務)

第5条　主管課長は、常に課における職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に処理されるよう留意し、事務処理の円滑な運用に努めなければならない。

(文書取扱主任者)

第6条　主管課におけるファイリング・システムの維持管理と推進を目的として、主管課に文書取扱主任者を置く。

(収受及び配布)

第7条　市に到着した文書は、文書主管課で受け、主管課の区分棚に配布する。ただし、特別送達、現金書留、配達証明等については、主管課に連絡して、特殊郵便物等収受簿(様式第1号)に必要事項を記し、直接主管課の当該文書の担当者(担当者不在の場合にあっては、主管課における他の職員)の確認を受け、配布する。

(電磁的記録の収受)

第8条　電磁的記録を受けたときは、電子媒体に記録したものを主管課に引き継がなければならない。

(文書の授受禁止)

第9条　配布を受けた文書で、他の主管課に属するものがあるときは、直ちに文書主管課に返し、各課相互でこれを授受してはならない。

(時間外の文書取扱)

第10条　勤務時間外に到着した文書の収受については、宿日直者が行い、到着日を宿日直日誌に記入し、文書主管課に引き継ぐものとする。

(処理の方針)

第11条　主管課長は、収受後回付された文書を閲覧し、必要があるものについては、指示、意見、処理、合議の必要の有無等を示して、課長補佐等、主管係長及び担当者に回付する。

(経由文書の処理)

第12条　市を経由して官庁等に進達すべき文書は、経由日付印を押し、文書管理システムに所要事項を入力の上、処理しなければならない。

(市長又は副市長あての親展文書の処理)

第13条　市長又は副市長あての親展文書(親展扱いのものを含む。)は、市長又は副市長が自ら処理する場合のほかは、主管課において処理するものとする。ただし、重要又は異例と認められるものは、速やかに市長又は副市長に回覧し、その指示により処理するものとする。

(起案)

第14条　文書の起案は、文書管理システムにより電子決裁の方法によるものとする。ただし、異例の事案に係る回議書、機密に属する回議書その他これにより難い回議書にあっては、文書管理システムから出力された回議書を用い、押印決裁の方法によることができる。

(起案文書の回議及び決裁)

第15条　起案文書は、その決裁区分により回議し、決裁を受けなければならない。

(緊急事案の手続)

第16条　緊急処分の必要がある事案で、所定の手続をする暇がないときは、上司の指揮を受け、便宜決定することができる。

(合議)

第17条　主管課以外の課に関係を有する事案については、関係課等に合議するものとする。

(総務課長の合議)

第18条　次に掲げる事案は、総務課長に合議しなければならない。

(財政課長の合議)

第19条　財政負担の伴う事業の執行に関する事案は、財政課長に合議しなければならない。

(回議案の廃止及び変更)

第20条　回議案を廃止し、又は変更したときは、その旨を合議した関係課に連絡しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第21条　決裁権者は、起案文書について決裁がされたときは、直ちに所定の欄に決裁年月日を記載しなければならない。

(代決等)

第22条　特に緊急を要する起案文書について、決裁権者の不在中あらかじめ定められた職員がその事務を代決したときは、起案文書の決裁権者の欄に代決権者の認印を押し、その欄の右上方に「代」と記すものとする。

(文書の発信者名等)

第23条　文書の発信者名は、市長名をもってしなければならない。ただし、文書の性質又は内容により、決裁権者の職名を用いることができる。

(公印の押印等)

第24条　発送する文書は、甲賀市公印規則(平成16年甲賀市規則第10号)の規定による使用手続により公印を押印し、特別の定めのあるもの及び特に重要なものについては契印を押さなければならない。

(電子署名)

第25条　電磁的記録を送付する場合は、前条の規定にかかわらず、当該電磁的記録に電子署名を付さなければならない。

(記号及び番号)

第26条　文書には「甲」の字を冠し、別に定める主管課名の頭字を用いた記号を付し、文書管理システムにより番号を付すものとする。ただし、軽易な文書については、記号及び番号を省略することができる。

(文書の施行)

第27条　決裁された起案文書は、特に指示のある場合を除き、直ちに浄書、発送しなければならない。

(発送)

第28条　文書の発送は、原則として郵送によるものとし、文書所管課で行う。ただし、主管課において大量の発送を要する場合その他直接発送する必要がある場合は、文書所管課における所要の手続を経たのちに発送するものとする。

(発信)

第29条　通信回線を利用して電磁的記録を送信する場合は、主管課の電磁的記録の担当者が発信するものとする。

(行政文書の管理)

第30条　行政文書は、ファイリング・システムにより管理するものとする。

(行政文書の所在把握)

第31条　主管課長は、主管課で収受し、又は発生した行政文書の所在を常に把握しておかなければならない。

(保存期間)

第32条　条例第5条第1項及び第3項に規定する行政文書及び行政文書ファイルの保存期間は、30年、20年、10年、7年、5年、3年、1年又は常用とする。

(行政文書の分類)

第33条　条例第5条第1項及び第3項に規定する行政文書の分類のため、大分類、中分類小分類及びファイルコードを設けるものとする。

(行政文書の整理)

第34条　行政文書は、分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

(行政文書の保管)

第35条　行政文書の保管は、主管課において行い、原則として会計年度ごとに行うものとする。ただし、会計年度ごとにより難い場合は、案件ごと又は累積で保管することができる。

(保管期間等)

第36条　主管課で収受し、又は発生した行政文書は、当該行政文書を収受した日又は当該行政文書が発生した日の属する会計年度の翌会計年度末まで主管課の事務室で保管するものとする。

(保管期間を経過した行政文書等の引継ぎ)

第37条　文書取扱主任者は、保管期間を経過した行政文書又は保管している行政文書のうち使用頻度の低い行政文書で保存を要する行政文書については、文書保存箱に収納し、保存登録原票を添えて、総務課長に引き継がなければならない。

(電磁的記録による回議書の整理及び保存等)

第38条　第30条、第34条及び前条の規定にかかわらず、電磁的記録による回議書の整理及び保存等は、文書管理システムにおいて行うものとする。

(図書等の提出)

第39条　主管課長は、図書、パンフレットその他の出版物を刊行したときは、甲賀市情報公開条例第3条第2項の規定にのっとり、情報の提供に資するため、総務課長に提出しなければならない。

(行政文書ファイル管理簿の作成)

第40条　文書主管課の課長は、文書管理システムより行政文書ファイル管理簿を作成しなければならない。

(保存文書の閲覧)

第41条　保存文書を閲覧しようとする者は、別に定める閲覧方法により、総務課長の指示に従い、所定の場所で閲覧しなければならない。

(廃棄処分)

第42条　保存文書の保存期間が経過したときは、主管課長が保存文書の廃棄を検討し、条例第28条第1項に規定する甲賀市公文書等管理審議会の意見を聴いた上で廃棄処分を実施するものとする。この場合において、文書管理システム内のファイル基準表に廃棄した旨を明示するものとする。

(保存期間の延長)

第43条　主管課長は、保存期間が経過した後も引き続き保存文書を行政文書として保存する必要があると認めるときは、保存期間の延長を総務課長に申請し、保存文書の保存期間の延長をすることができる。

(書庫管理)

第44条　書庫は、総務課長が管理する。

(出先機関における保存文書の管理)

第45条　出先機関の長は、保存文書を当該出先機関において、適正に保存しなければならない。

(庁内及び出先機関全域におけるファイリング・システムの点検及び調査)

第46条　庁内及び出先機関全域におけるファイリング・システムの点検及び調査は、市長が別に指名するものが当たるものとする。

第47条　この訓令に定めるもののほか、文書の処理、作成及び取扱いに関し必要な事項は、別に定める。