(目的)

第1条　この条例は、市の諸活動及び歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える市民共有の知的資源として、市民が主体的に利用し得るものであることに鑑み、公文書等の基本的事項を定めること等により、行政文書の適正な管理、歴史公文書等の適切な保存及び利用等を図り、もって市政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、市の有するその諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。

(定義)

第2条　この条例において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(他の法令等との関係)

第3条　公文書等の管理については、法令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。

第4条　実施機関の職員は、第1条の目的の達成に資するため、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(行政文書の整理等)

第5条　実施機関の職員が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は、規程で定めるところにより、当該行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

(行政文書の保存)

第6条　実施機関は、行政文書ファイル及び単独で管理している行政文書(以下「行政文書ファイル等」という。)について、当該行政文書ファイル等の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

(行政文書ファイル管理簿)

第7条　実施機関は、行政文書ファイル等の管理を適切に行うため、規程で定めるところにより、行政文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日その他の必要な事項(甲賀市情報公開条例(平成16年甲賀市条例第15号。以下「情報公開条例」という。)第6条に規定する非公開情報に該当するものを除く。)を帳簿(以下「行政文書ファイル管理簿」という。)に記載しなければならない。ただし、1年未満の保存期間が設定された行政文書ファイル等については、この限りでない。

(保存期間が満了した行政文書ファイル等の取扱い)

第8条　市長は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、歴史公文書等に該当するものにあっては引き続き保存(市長以外の実施機関にあっては、市長への移管)を行い、それ以外のものにあっては廃棄しなければならない。

(管理状況の報告等)

第9条　市長以外の実施機関は、行政文書の管理の状況について、毎年度、市長に報告しなければならない。

(行政文書管理規程)

第10条　実施機関は、行政文書の管理が第4条から前条までの規定に基づき適正に行われることを確保するため、行政文書の管理に関する定めを設けなければならない。

(歴史公文書等の保存等)

第11条　市長は、歴史公文書等について、第26条の規定により廃棄されるに至る場合を除き、永久に保存しなければならない。

(歴史公文書等の利用を請求する権利)

第12条　何人も、この条例の定めるところにより、市長に対して歴史公文書等の利用の請求をすることができる。

(歴史公文書等の利用請求及びその取扱い)

第13条　市長は、その保存する歴史公文書等について第11条第4項の目録の記載に従い利用の請求があったときは、次に掲げる場合を除き、これを利用させなければならない。

(本人情報の取扱い)

第14条　市長は、前条第1項第1号イの規定にかかわらず、同号イに規定する情報により識別される特定の個人(以下この条において「本人」という。)から、当該情報が記録されている歴史公文書等について利用請求があった場合において、規則で定めるところにより本人であることを示す書類の提示又は提出があったときは、本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報が記録されている場合を除き、当該歴史公文書等につきこれらに規定される情報が記録されている部分についても、利用させなければならない。

(利用請求の手続)

第15条　利用請求をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した書面を市長に提出しなければならない。

(利用請求に対する決定)

第16条　市長は、利用請求に係る歴史公文書等の全部又は一部を利用させるときは、その旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨及び利用に関し必要な事項を書面により通知しなければならない。この場合において、当該決定が利用請求に係る歴史公文書等の一部を利用させる旨のものであるときは、併せてその理由を通知しなければならない。

(利用決定等の期限)

第17条　前条第1項又は第2項の決定(以下「利用決定等」という。)は、利用請求があった日から起算して30日以内にしなければならない。

(利用決定等の期限の特例)

第18条　利用請求に係る歴史公文書等が著しく大量であるため利用請求があった日から起算して60日以内にその全てについて利用決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、市長は、利用請求に係る歴史公文書等のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定等をし、残りの歴史公文書等については相当の期間内に利用決定等を行うものとする。この場合において、市長は、同条第1項に規定する期間内に、利用請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。

(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)

第19条　利用請求に係る歴史公文書等に市及び利用請求者以外の者(以下この条において「第三者」という。)に関する情報が記録されているときは、市長は、利用決定等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、利用請求に係る歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。

(利用の方法)

第20条　市長が歴史公文書等を利用させる場合は、文書又は図画については閲覧又は写しの交付により、電磁的記録についてはその種別、情報化の進展状況等を勘案して規則で定める方法により行う。ただし、閲覧の方法により歴史公文書等を利用させる場合にあっては、当該歴史公文書等の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときに限り、その写しを閲覧させる方法により、これを利用させることができる。

(費用負担)

第21条　歴史公文書等の写し等の交付に要する費用は、利用請求者の負担とする。ただし、市長が特別の理由があると認めるときは、その費用を減額し、又は免除することができる。

(審理員による審理手続規定の適用除外)

第22条　利用決定等又は利用請求に係る不作為に係る審査請求については、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第9条第1項の規定は、適用しない。

(審議会への諮問)

第23条　利用決定等又は利用請求に係る不作為について審査請求があったときは、市長は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、審議会に諮問しなければならない。

(利用の促進)

第24条　市長は、歴史公文書等(第13条の規定により利用させることができるものに限る。)について、展示その他の方法により積極的に一般の利用に供するよう努めなければならない。

(実施機関による利用の特例)

第25条　第8条第1項又は第2項の規定により歴史公文書等を引き続き保存し、又は移管した実施機関が所掌事務を遂行するために必要であるとして当該歴史公文書等について利用請求をした場合には、第13条第1項第1号の規定は、適用しない。

(歴史公文書等の廃棄)

第26条　市長は、歴史公文書等として保存されている文書が重要でなくなったと認める場合には、当該文書を廃棄することができる。

(保存及び利用の状況の公表)

第27条　市長は、歴史公文書等の保存及び利用の状況について、毎年度、その概要を公表しなければならない。

(公文書等管理審議会の設置)

第28条　公文書等の管理を適正かつ効率的に行うため、審議会を置く。

(審議会の組織等)

第29条　審議会は、委員5人以内で組織する。

(出資法人等の文書の管理)

第30条　市が出資その他財政上の援助を行う法人であって市長が定めるものは、この条例の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に関して必要な措置を講ずるよう努めるものとする。

(報告の聴取等)

第31条　市長は、この条例の目的を達成する範囲内において必要があると認めるときは、行政文書の管理について、実施機関に対し、報告を求め、又は助言することができる。

(研修等の実施)

第32条　実施機関は、それぞれ、当該実施機関の職員に対し、行政文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために研修その他必要な措置を講ずるものとする。

(委任)

第33条　この条例の施行に関し必要な事項は、規則で定める。

(施行期日)

第1条　この条例は、令和5年4月1日から施行する。