この告示は、別に定めるもののほか、甲賀市情報公開条例(平成16年甲賀市条例第15号。以下「条例」という。)に定める情報の公開に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

第2　公開請求の窓口

1　総務部総務課(以下「総務課」という。)で行う事務

(1)　情報公開についての説明及び相談に関すること。

(2)　情報公開に関する事務についての実施機関との連絡調整に関すること。

(3)　実施機関の公開請求の受付に関すること。

(4)　実施機関の情報の公開又は非公開(以下「公開等」という。)の決定又は不作為(以下「決定等」という。)に対する審査請求書及び審査請求裁決通知書(以下「審査請求書等」という。)の受付に関すること。

(5)　甲賀市情報公開審査会に関すること。

(6)　実施機関の情報目録の整理及び閲覧に関すること。

(7)　実施状況の公表に関すること。

(8)　その他情報公開制度に関すること。

2　所管課で行う事務

(1)　公開請求を受けた情報の検索及び特定に関すること。

(2)　公開請求を受けた情報の公開等の決定及びその通知に関すること。

(3)　情報の公開の実施に関すること。

(4)　情報の写しの交付及び郵送による情報の写しの交付に要する費用の徴収に関すること。

(5)　情報の公開等の決定等に対する審査請求書等に関すること。

(6)　所管課が保有する情報の提供に関すること。

3　所管課に直接公開請求又は問合せ等があった場合は、総務課において公開請求の受付を行う旨を案内するものとする。ただし、所管課において従来から提供していた情報又は公開請求の手続をとるまでもなくその場で提供できる情報については、従来どおり所管課で積極的に情報提供を行うものとする。

第3　情報公開に関する案内及び相談

1　総務課での対応

(1)　請求者のニーズの把握

総務課(以下「請求窓口」という。)の職員は、請求者の相談に応じるとともに、請求者の求めている情報について、その存在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。

(2)　情報の所在の確認

請求窓口の職員は、情報公開の請求窓口に備え置く情報目録等により、所管課を調査し、聴取りによりその情報の所在を確認するものとする。

(3)　対応の選択

ア　情報提供

請求者の求めている情報の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で、対応できる場合は、その情報提供で対応する。

イ　他の制度の利用

法令又は他の条例の規定により、閲覧、縦覧又は写しの交付の手続が定められている場合及び甲賀市図書館等において一般の利用に供している情報により対応できる場合は、この条例は適用せず、公開請求は受け付けないので、その旨を請求者に説明し、その事務を所掌する所管課の案内を行う。

ウ　公開請求

「第4　公開請求の受付等」以下により対応する。

2　所管課での対応

直接、情報公開に関する相談があった所管課は、情報提供又は他の制度の利用で対応できる場合を除き、総務課への案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。

第4　公開請求の受付等(請求窓口)

公開請求の受付は、次に定めるところにより、求められている情報が記載されている情報(以下「対象情報」という。)の特定、請求者の確認及び記載事項の確認をした後に行うものとする。

1　対象情報の特定(請求窓口：所管課)

(1)　請求者との対応により、公開請求の内容を確認した後、情報目録等により所管課を選定し、所管課の担当職員の立会いの上で、対象情報を検索及び特定するものとする。

なお、対象情報の特定に当たっては、公開請求受付後にその請求を受けた情報が不存在(本来存在しないが保存期間の経過により廃棄済みであるもの)であること及び条例第2条第2号に規定する情報以外のものであることが判明することのないよう、十分に確認を行うものとする。

(2)　対象情報を特定する段階で、その不存在が判明した場合は、公開請求に応じられないことを説明し、理解を得られるよう努めるものとする。この場合、情報の提供など他の方法により請求の趣旨に沿った対応が可能なものについては、その趣旨を説明する。

2　公開請求の方法

(1)　行政文書公開請求書の提出(条例第9条)

公開請求は、請求者が原則として、甲賀市情報公開条例施行規則(平成16年甲賀市規則第12号。以下「施行規則」という。)第2条第1項に定める行政文書公開請求書(様式第1号。以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、請求窓口に提出することにより行うものとする。

(2)　口頭請求があった場合(基本的には受け付けられないが特例を設ける。)

請求者が身体に障害がある等で自ら請求書に記載することが困難な場合は、聴取りをした請求窓口の職員が請求内容等を代筆した上で、請求者の確認を得るものとする。

(3)　郵便又はファックスによる請求があった場合

必要事項が記載され、対象情報が特定できれば、所定の様式でなくとも受け付けるものとする。この場合、所管課に直接到着したときは、いったん請求窓口に送付するものとする。

3　請求者の確認

条例第5条において、情報の請求者を「何人も」と定めていることから、請求権者であるかどうかの確認は、原則として請求書の記載内容により行うものとし、証明書等の提示は求めないものとする。

4　請求書の受付に当たっての留意事項

(1)　公開請求は、原則として対象情報1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一人からの同一の所管課に関する同一内容の複数の対象情報についての公開請求があった場合は、「請求する行政文書名又は内容」欄に記載することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。

(2)　未成年者による公開請求があった場合も、原則として単独での請求権を認めるものとする。ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意が必要であることを、未成年者に説明する。

ア　中学生以下の場合であって、制度の趣旨、情報の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。

イ　行政文書の写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。

5　請求書の記載事項の確認

請求窓口では、請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。

(1)　「住所」欄

個人は住所、法人等の場合は主たる事務所又は事業所の所在地が記載されていること。

(2)　「氏名」欄

ア　個人の場合は氏名、法人等の場合は名称及び代表者の氏名が記載されていること。

イ　押印は要しないものとする。

(3)　「電話番号」欄

請求者に迅速かつ確実に連絡するため、自宅、勤務先等(法人の場合は担当者の氏名、所属、内線番号等)の電話番号が記載されていること。

(4)　「請求する行政文書名又は内容」欄

公開請求しようとする行政文書名又は知りたい情報の内容又は対象情報を特定できる程度に具体的に記載されていること。

(5)　「公開請求の目的」欄

この欄は、任意での記載事項ではあるが、対象情報を特定するための補足資料、部分公開をする場合における請求の趣旨を損なわないかどうかの判断資料、制度の運用状況の統計資料として利用するためのものであることを十分説明し、できるだけ記載をしてもらうこと。

なお、この欄が空欄であっても、請求の要件を欠くものではないことに留意すること。

(6)　「備考」欄

「公開の方法の区分」欄の「写しの交付」にチェックが付いている場合、請求窓口では、「行政文書の写しの作成又は送付に要する費用」の減免を希望するかどうかを請求者に確認する。

なお、その際、条例第14条(費用負担)に規定する者に限り、「行政文書の写しの作成又は送付に要する費用」の減免が適用されることを請求者に対して十分に説明する必要がある。

請求者が写しの交付について減免を希望する場合は、それを照明するものの提示を求めるものとする。例示をすると以下のとおりである。

上記のものの提示があった場合、請求窓口では、請求書の備考欄に「減免希望」と朱書きするものとする。

なお、免除又は減額(どの程度の減額かを含めて)の決定については、「行政文書公開決定通知書」又は「行政文書部分公開決定通知書」において明示するものとする。

6　窓口の職員が、職員記入欄に次の事項を記載するものとする。

(1)　「所管課」欄

ア　所管課及び担当係の名称を記載する。

イ　対象情報が複数の課等にある場合は、その情報を作成した課又はその情報に関する事務事業の主体となっている課等を所管課とする。

(2)　「情報目録に記載されている事項」欄

ア　1の(1)により特定した対象情報の分類記号及びその件名を記載する。

イ　請求書の受付時に情報の特定ができない場合又は情報の正式な件名が不明な場合は、後日、所管課において請求書の記載内容から対象情報を特定するものとし、その旨を請求者に伝える。

(3)　「備考」欄

他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項を記載する。

7　請求書の補正

(1)　来庁による公開請求の場合

請求書の記載欄に空欄、不鮮明及び意味不明な箇所がある場合には、請求者に対して、その箇所を補正するよう求めるものとする。

(2)　郵送による公開請求の場合

ア　請求書の記載事項に不備がある場合等、形式上の要件を欠く公開請求があった場合は、その公開請求を却下せざるを得ないような特別の事情があるときを除き、速やかに請求者に電話等でその箇所を補正するよう指示した上で、請求書を返送するものとする。ただし、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、請求者の承諾を得た上で、職員が補正するものとする。

イ　補正を求めた場合の情報の公開をするかどうかの決定期間は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受け付けた日から起算して15日以内とする。

(3)　補正に応じないとき

請求者が補正に応じないときは、請求書を受け付けないものとする。

8　請求書を受け付けた場合の請求者への説明等

請求窓口では、請求書を受け付けた場合は、受付印を押印し、受付番号を記載の上、その写しを請求者に交付(郵送による場合は送付)するとともに、次の事項について説明(送付する場合を除く。)する。

(1)　情報の公開は、公開等の決定に日数を要するため、原則として受付とは同時に行うことはできない。

(2)　対象情報の公開等の決定は、公開請求のあった日から起算して15日以内に行い、結果は速やかに請求者に通知すること。

(3)　情報の公開を実施する場合の日時及び場所は、公開の決定を通知する書面で指定すること。

(4)　行政文書の写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用を、その写しの郵送等を希望する場合は郵送等に要する経費もあわせて請求者が負担することとともに、前納する必要があること。

9　処理簿の作成

請求窓口は、公開請求があったときは、規則第2条に規定する行政文書公開請求等処理簿(様式第2号。以下「処理簿」という。)を作成し、その請求の内容を記載するものとする。

10　受付後の請求書等の取扱い

請求窓口は、受け付けた請求書及び処理簿を直に所管課に送付するとともに、それぞれの写しを保管するものとする。

第5　公開等の決定事務(所管課)

1　請求書の収受

(1)　請求書の収受

所管課は、請求窓口から送付された請求書に受付印を押印し、文書受付簿に必要事項を記入するものとする。

(2)　処理簿への記載

所管課の担当職員は、請求窓口から送付された処理簿に必要事項を随時記載し、常に処理経過等が把握できるようにしておくものとする。

(3)　請求書の形式的要件の審査

所管課は、請求窓口から送付された請求書が形式的要件を満たしていること、特に公開請求を受けた対象情報が存在していることを確認するものとする。

(4)　請求書の補正

所管課は、請求書が形式的要件を欠く場合は、相当の期間を定めてその請求書の補正を求めることができる。

2　対象情報の内容の検討

所管課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、対象情報に記録されている情報が条例第6条に規定する非公開事項に該当するかどうかを解釈、運用基準等を参考に検討するものとする。

3　公開等の決定期間

所管課は、請求窓口において請求書を受け付けた日から起算して15日以内に公開等の決定をしなければならない。

4　内部調整

公開等の決定に当たっては、次に定めるところにより、あらかじめ内部調整を行うものとする。

(1)　総務課との協議

所管課は、公開請求を受けた情報の内容が、条例第6条に該当するかどうかについて、明確でなく疑義があるときは、所管課の長は総務課と協議する。

5　第三者情報に関する意見聴取

対象情報に第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じ「第三者に関する情報の取扱い」に定めるところにより、その第三者に意見聴取を行うものとする。

6　公開等の決定の決裁

(1)　決裁区分

情報の公開等の決定は、「4　内部調整」に定める協議、調整の結果を踏まえ、所管課等が決裁を受けて行うものとする。決裁区分は、公開・非公開(部分・期限後公開を含む。)とも課長決裁とする。

(2)　決裁文書の添付書類

公開等の決定を行う起案文書には、請求書、決定通知書の案、第三者に関する情報について意見を聴いた場合には、その意見聴取書、公開請求のあった情報の原本又は写し等を添付するものとする。

7　決定通知書の記載要領

規則第3条に規定する行政文書公開決定通知書(様式第3号)、行政文書部分公開決定通知書(様式第4号)及び行政文書非公開決定通知書(様式第5号)等の様式(以下これらを「決定通知書」という。)は、次に定めるところにより作成するものとする。

(1)　行政文書公開決定通知書

ア　「公開請求を受けた情報の件名又は内容」欄

公開請求を受けた行政文書の件名又は内容を記入するものとする。なお、1枚の請求書により複数の情報についての公開請求があった場合など、必要がある場合は、1枚の決定通知書に複数の行政文書の件名を記載することができる(以下、非公開、部分公開決定通知書においても同じ。)。

イ　「情報の公開を行う日時及び場所」欄

(ア)　公開の日時

決裁が終了した後、請求者と事前に電話等により連絡を取り、できるだけ請求者の都合のよい日時を指定する。この場合、決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日以後の通常の執務時間内の日時を指定する。なお、行政文書の写しの交付を郵送により行う場合は、この欄に斜線を引く。

(イ)　公開の場所

公開の場所は、原則として公開等の決定を行った所管課を指定する。また、行政文書の写しの交付を郵送により行う場合は、送付方法(例「郵送」)をこの欄に記載する。

ウ　「備考」欄

必要な事務のほか、行政文書の写しの交付希望があった場合に、写しの総枚数、写しの作成に要する費用の額及び写しの送付に要する費用の額をそれぞれに記載する。

なお、費用の減免を希望している場合には、免除の決定又は減額の決定(減額の場合には、減額の程度)をした旨を記載することとする。

(2)　行政文書非公開決定通知書

ア　「公開しない理由」欄

条例第6条の該当する号及び具体的理由を記載する。複数の号に該当する場合は、それぞれの理由を記載し、この欄だけでは記載できないときは、別紙に記載の上決定通知書に添付する。

イ　「公開しないことと決定した部分の公開をすることができる期日が明らかな場合」欄

一定の期間(おおむね1年以内)が経過することにより、条例第6条に規定する非公開事項に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、その理由が消滅する期日(複数の非公開事項に該当する場合には、全ての非公開事項に該当しなくなる期日)を明らかにすることができる場合は、その期日を記載する。なお、その期日を明示することができないときは、この欄に斜線を引く。

(3)　行政文書部分公開決定通知書

ア　「行政文書公開を行う日時及び場所」欄

記入に当たっては、(1)のイに準ずる。

イ　「一部を公開しない理由」欄

公開請求を受けた情報に条例第6条に該当する部分と、そうでない部分とが併せて記録されている場合に非公開部分を除いて公開するときは、その該当する号とその理由を記入するものとする。

(4)　不存在通知書

公開請求書が提出された際に、その場でその請求を受けた情報の存在の有無が確認できない場合においても、公開請求の受付は、通常の流れ(第4　公開請求の受付等)において行う。

ただし、その情報の存在がないと確認されたものについては、行政文書不存在通知書(様式第7号)によりその請求者に通知するものとする。

8　決定通知書の送付

所管課は、公開等の決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その写し及び処理簿の写しを総務課に送付するものとする。

9　過去に公開実績のある情報の取扱い

所管課は、対象情報が過去に公開の実績があり、直ちに公開決定ができる場合は、速やかに情報の公開をするよう努めるものとする。この場合、「4　内部調整」は省略するものとする。

第6　第三者に関する情報の取扱い(所管課)

1　意見聴取の実施

(1)　所管課は、公開請求を受けた情報に第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されている場合は、公開等の判断を慎重かつ公正に行うため、条例第12条により、必要に応じてその第三者の意見を聴くことができる。なお、この意見聴取は、情報の公開等についての同意を求めるものではないことに留意しなければならない。

(2)　第三者情報が、条例第6条に該当すること、又はいずれにも該当しないことが明らかであるときは、第三者に対する意見聴取は行わないものとする。

2　意見聴取の方法

(1)　意見聴取は、原則として、第三者に対しその第三者に関する情報が記録されている情報について、公開請求があった旨を規則第4条に規定する行政文書公開に係る照会書(様式第10号)により通知し、規則第4条に規定する行政文書の公開に係る意見書(様式第11号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合、第三者に対して1週間以内にその意見書を提出するよう協力を求めるものとする。

(2)　第三者に関する情報の内容が軽易なとき、又はその第三者が希望するときは、電話等で意見聴取を行うことができるものとする。

3　意見聴取事項

(1)　第三者からの意見聴取の内容は、次のとおりとする。

ア　個人に関する情報については、プライバシー侵害の有無

イ　法人等(国又は他の地方公共団体を除く。)に関する情報については、正当な利益の侵害の有無

ウ　国又は他の地方公共団体に関する情報については、協力関係若しくは信頼関係への影響、事務事業における意思形成及び目的達成の困難性、又は公正かつ円滑な事務の執行に対する支障の有無

(2)　意見聴取を行った所管課は、意見を聴いた第三者の氏名、住所(法人その他の団体にあっては、名称、所在地等)、意見聴取の実施年月日、その第三者の意見書のほか必要な事項を第三者意見聴取書に記録するものとする。

4　所管課は、第三者情報について、意見聴取を行った後に公開決定又は部分公開決定をした場合は、原則として請求者に対する通知と同様に、その第三者に規則第4条に規定する行政文書公開決定に係る通知書(様式第12号)によりその旨を通知するものとする。

当該情報を公開する期日は、原則として当該第三者に公開又は一部公開の決定を通知した日から第三者が救済の手続をするために要する期間(約2週間程度)が経過する日以後とする。

ただし、公開しなければならない公益上の緊急性があるとき、又は第三者の意見を聴取した結果、その者の権利利害を害しないことが明らかな場合等においては、この限りでない。なお、非公開決定をした場合にも、第三者との信頼関係を保つ上で電話等により口頭で通知するものとする。

第7　情報の公開の実施(所管課)

1　情報の公開の準備等

(1)　日時及び場所

情報の公開は、あらかじめ決定通知書により指定した日時及び場所において実施する。この場合の場所の指定は、原則として所管課がするものとする。

なお、請求者がやむを得ない事情により、指定された日時に来庁できない場合は、所管課は改めて別の日時を指定することができるものとする。この場合は、改めて決定通知書を送付することは要しないが、変更した日時を関係文書に付記するとともに総務課に連絡するものとする。

(2)　公開の準備

所管課の職員は、決定通知書に記載された日時までに対象情報の公開の準備をしておくものとする。

なお、破損等のおそれなどの理由により原本を複写したものを公開する場合及び情報の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備しておくものとする。

(3)　決定通知書の確認

所管課の職員は、情報の公開を実施する際には、請求者に対して決定通知書の提示を求め、情報の件名の確認を行うものとする。

(4)　決定内容の確認

所管課の職員は、決定通知書に記載された情報の区分、又写しの交付を行う場合は、その写しの作成箇所等を請求者に確認するものとする。

2　情報の公開の実施等

(1)　閲覧・視聴の方法

ア　閲覧の場合

文書、図画及び写真の場合は、原則として原本を閲覧に供する。ただし、汚損等のおそれがある場合などの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、複写したものを閲覧に供するものとする。

なお、この場合の複写に要する費用は、請求者に負担させないものとする。

イ　視聴の場合

フィルム、録音テープ、ビデオテープやコンピューター用の磁気テープ、光ディスクなどは、視聴装置により行うものとする。

情報の一部を視聴に供する場合は、視聴に供することができない部分とそれ以外の部分とを容易に分離することができ、かつ、その分離により公開の請求の主旨が損なわれることがないと認められるときに、視聴に供することができない部分を除いて、その情報を視聴に供する等の方法により行うものとする。

(2)　閲覧、視聴の実施

所管課の職員は請求窓口担当者同席の上、対象情報を提示し、請求者の求めに応じてその情報の内容等について説明するものとする。

(3)　閲覧・視聴の中止又は禁止

所管課の職員は、閲覧者が情報を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認められるときは、その情報の閲覧又は視聴を中止させ、又は禁止するものとする。

3　行政文書の写しの交付

(1)　写しの作成及び交付の方法

行政文書の写しの作成は、所管課の職員が行うものとする。また、写しの交付の部数は、対象情報1件に1部とし、原則として拡大及び縮小複写は行わないものとする。

なお、交付の方法は、請求者の希望により所管課での交付又は郵送による交付のいずれかにより行うものとする。

(2)　公開の実施の当日に、写しの交付を求められた場合の取扱い

公開請求の当初において公開の方法の希望が閲覧のみである場合で、公開の実施の当日に写しの交付を求められたときは、法令等に違反しないことを確認の上、請求書の訂正を求めて、写しを交付するものとする。

4　情報の部分公開の方法

情報の部分公開を行う場合における非公開部分の分離及び公開の方法は、原則として次のとおりとする。

(1)　公開部分と非公開部分とがページ単位で区分できるとき

非公開部分を取り外す。ただし、袋とじ印刷、両面印刷等取外しができない場合は、非公開部分を紙で覆うか、公開部分のみを複写する。

(2)　公開部分と非公開部分とが同じページに混在しているとき

非公開部分を紙で覆って複写するか、複写した情報の非公開部分を黒色のマジックインク等で塗りつぶしたものを再度複写する。

5　費用徴収

条例第14条の規定による情報の写しの交付に要する費用の額は、次のとおりとする。

(1)　情報の写しの交付に要する費用の額

ア　情報の写しを作成した場合

乾式・湿式複写機により、情報の写しを作成した場合は、写し1枚につき次の表に掲げる金額を徴収する。

(単位：円)

イ　郵送による交付の場合

行政文書の写しに要する費用のほか、郵送に要する実費を徴収する。

(2)　写しの費用の徴収

情報の写しの交付及び郵送に要する費用は、次に定めるところにより徴収するものとする。

ア　所管課で写しを交付する場合

行政文書の写しの作成に要する費用は、現金で徴収するものとし、徴収後、行政文書の写し及び領収書を請求者に交付するものとする。

イ　郵送により写しを交付する場合

所管課が、請求者の希望により、現金又は納入通知書で徴収するものとし、所管課は納入等を確認の後、行政文書の写し及び領収書(納入通知書によるときは不要)を請求者に送付するものとする。

(3)　写しの費用の減免について

「行政文書公開決定通知書」又は「行政文書部分公開決定通知書」において、減免の決定がされているものについては、当該減免決定により、費用を徴収するものとする。

(4)　歳入科目

行政文書の写しの作成及び送付に要する費用に係わる収入の歳入科目は、諸収入(雑入)とする。

第8　審査請求があった場合の取扱い(請求窓口・所管課)

1　審査請求の方法

審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「法」という。)第19条の規定により他の法律(条例に基づく処分については、条例)に口頭ですることができる旨の定めがある場合を除き、審査請求書を提出してしなければならないので、口頭で審査請求があったときは、原則として、書面で行うよう指導するものとする。

2　審査請求書の受付(総務課)

規則第8条に規定する行政文書公開審査請求書(様式第13号)は、処分(公開等の決定等)を行った実施機関に対して提出されたものであるが、審査請求人の利便を考慮して、総務課で受け付けるものとする。総務課では、法の規定により、次の要件について確認し、記載不備の場合には補正を求めた上、審査請求書を受け付ける。

(1)　審査請求書の記載事項の確認

ア　審査請求人の住所及び氏名又は名称及び所在地

イ　審査請求に係る処分

ウ　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

エ　審査請求の趣旨及び理由

オ　処分庁の教示の有無及び内容

カ　審査請求の年月日

キ　審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

(2)　審査請求人の押印の有無

(3)　代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会の会議録の写し、委任状等)の添付の有無

3　審査請求書の送付

総務課は、審査請求書を受け付けたときは、その写しを2部作成して1部を審査請求人に渡し、1部を保管して、直ちに原本を所管課に送付するとともに、規則第8条に規定する行政文書公開審査請求処理簿(様式第14号)に必要事項を記載して、常に審査請求に係わる事務処理経過を把握できるようにしておくものとする。

4　審査請求の審査等(所管課)

(1)　審査請求書の要件の審査

審査請求書を収受した所管課は、次の要件について審査を行う。

ア　審査請求期間(公開等の決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3月以内の審査請求かどうか。)

イ　審査請求適格の有無(公開等の決定等の処分によって、直接自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)

(2)　審査請求書の補正

所管課は、審査請求書の内容に不備がある場合、その不備が補正できるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(3)　審査請求についての却下の裁決

所管課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、却下の裁決を行い、規則第8条に規定する行政文書公開審査請求却下裁決通知書(様式第15号)を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

ア　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能であるとき。

イ　補正命令に応じなかったとき。

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過したとき。

(4)　原処分の再検討

所管課は、審査請求書を収受したときは、直ちに原処分である公開等の決定の再検討を行うものとする。

(5)　審査請求の認容

所管課は、再検討の結果、審査請求の認容裁決を行い、自主的に原処分である非公開決定又は部分公開決定を取り消し、全部公開決定又は審査請求人の主張を満たした部分公開決定をしようとする場合等は、総務課長と協議するものとする。

5　甲賀市情報公開審査会への諮問(所管課)

所管課は、審査請求を却下する場合及び審査請求の全部を認容する場合を除き次に掲げる書類を添付して、甲賀市情報公開審査会(以下「審査会」という。)に諮問しなければならない。なお、審査会への諮問は、所管課において、審査会への必要な事項について起案し、市長決裁の上、決定するものとする。また、所管課は、審査会へ諮問した場合は、条例第16条の規定に基づき、規則第9条に規定する情報公開審査会諮問通知書(様式第17号)により通知するものとする。

ア　行政文書公開審査請求書の写し

イ　請求書の写し

ウ　決定通知書の写し

エ　行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写し

オ　行政文書公開請求等処理簿の写し

カ　その他必要な資料(審査請求の対象となった行政文書の写し等)

6　審査会の意見聴取等への対応(所管課)

所管課の職員は、審査会から条例第19条に規定する公開決定等に係る行政文書の提示、審査会の指定する方法により分類し、又は整理した資料を作成したものの提出及び意見書又は資料の提出等を求められた場合は、これに応じなければならない。

7　審査会の答申(総務課)

総務課は、審査会から答申があった場合は、直ちに答申書の写しを審査請求人及び参加人並びに所管課に送付するものとし、答申の内容を公表するものとする。

8　審査請求に対する裁決(所管課)

(1)　所管課は、審査会の答申を尊重し、答申書の送付があった日の翌日から起算し、7日以内に、審査請求に対する裁決を行うものとする。決裁は、甲賀市事務専決規程(平成16年甲賀市訓令第3号)の規定により行い、決裁に当たっては、総務課長に合議するものとする。

(2)　所管課は、審査請求に対する裁決を行ったときは、直ちに規則第8条に規定する行政文書公開審査請求裁決通知書(様式第16号。以下「裁決書」という。)を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(3)　裁決書を審査請求人に送付する場合において、審査請求を認容して情報の全部又は一部の公開をするときは、それに応じた公開等の決定を行い、その裁決書と併せて決定通知書を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(4)　所管課は、第三者情報に関する意見聴取により、意見の聴取等を行った第三者に関する情報が記録されている情報についての公開等の決定を変更することになった場合は、その旨を第三者に通知するものとする。

9　公開決定に対して第三者から審査請求があった場合

第三者に関する情報が記録されている情報の公開決定に対するその第三者からの審査請求については、審査請求をしただけでは公開の実施は停止されないので、審査請求と併せて執行停止の申立て(法第25条第1項及び第2項)をする必要がある旨を、審査請求の受付の際にその第三者に説明するものとする。

10　第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続

条例第12条第3項に規定する意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該行政文書の公開に反対の意思を表示した第三者について、その第三者からの審査請求を却下し、若しくは棄却する裁決を行った場合や、審査請求に係る公開決定等を変更し、当該公開決定等に係る行政文書を公開する旨の裁決を行った場合は、規則第10条に規定する審査請求に対する裁決に基づく公開実施日等通知書(様式第18号)により通知する。

第9　公開目録の作成(請求窓口・所管課)

1　公開目録の作成

(1)　所管課は、所管課が提出する簿冊リストを毎年6月末までに作成し、その1部を総務課へ提出するものとする。

(2)　所管課は、簿冊リストの内容を確認するに当たっては、該当する文書の有無と併せて、記載された内容から個人名等の非公開事項に該当する情報が判明することのないよう、必要な措置を講じた上で、一般の利用に供するようにしなければならない。

(3)　総務課は、所管課で確認した後、提出された簿冊リストにより公開目録を作成するものとする。

2　公開目録の配置

総務課は、実施機関の保有する全ての公開目録を窓口に据え置き、一般の利用に供するものとする。

第10　情報提供に関する事務(請求窓口・所管課)

1　情報の提供

所管課は、条例第3条第2項の規定により、情報の提供ができるものについては、情報の公開の手続によらないで、その保有する行政資料により積極的に提供を行うものとする。この場合において、所管課は、個人のプライバシーを侵害することのないよう十分配慮しなければならない。

2　情報の提供に伴う写しの作成費用の徴収

情報の提供に伴う写しの作成費用の徴収については、条例第14条の「費用の負担」に準じて取り扱うものとする。

付則

付則(平成18年訓令第8号)

付則(平成19年訓令第22号)

付則(平成20年訓令第15号)

付則(平成21年訓令第9号)

付則(平成28年訓令第4号)

付則(平成30年訓令第5号)