○甲賀市職員旧姓使用取扱要綱

平成18年3月10日

告示第15号

(趣旨)

第1条 この告示は、甲賀市職員定数条例(平成16年甲賀市条例第18号)第1条に規定する職員、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第22条の2第1項に規定する会計年度任用職員及び同法第28条の5第1項に規定する再任用短時間勤務職員(以下「職員」という。)が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、その改氏によって生ずるおそれのある職業生活上の支障を回避できるよう希望により、引き続き改姓前の氏(以下「旧姓」という。)を使用する場合の取り扱い等について必要な事項を定めるものとする。

(旧姓使用)

第2条 職員は、法令等の規定に反するおそれのない、専ら職員間で使用している文書等について、職務遂行上又は事務処理上著しい支障を生じないものに限り、旧姓を使用することができる。

(旧姓使用の範囲)

第3条 旧姓を使用できる文書等は、別表第1のとおりとする。ただし、次の各号に定める範囲で別表第2に定める文書等については旧姓を使用できない。

(1) 公権力の行使に関わるもの

(2) 税務署、共済組合、社会保険事務所、銀行その他外部の機関に支障を及ぼすおそれのあるもの

(3) 法令等により戸籍上の氏名を使用することが定められているもの

(4) 人事給与関係文書で電子計算システムの変更が必要となるもの

(5) その他職務遂行上又は事務処理上、誤解や混乱を生ずるおそれのあるもの

(旧姓使用申請)

第4条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、戸籍上の氏を改めた日から3箇月以内に、旧姓使用申請(様式第1号)を、所属長を経て、市長に提出し、承認を受けなければならない。

2 前項の提出は、甲賀市職員服務規程(平成16年甲賀市訓令第9号)第7条に基づく氏名変更届と併せて行うものとする。

(承認通知)

第5条 市長は、前条の規定により旧姓を使用することを承認した職員(以下「旧姓使用者」という。)に対し、当該所属長を経て、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により通知するものとする。

(中止届)

第6条 旧姓使用者が旧姓の使用を中止しようとするときは、所属長を経て、市長に旧姓使用中止届(様式第3号)を提出しなければならない。

(旧姓使用者台帳)

第7条 市長は、旧姓使用者台帳(様式第4号)を備え、旧姓の使用について適正な管理に努めなければならない。

(責務)

第8条 所属長は、所属職員の旧姓の使用について適切な運用が図られるよう努めなければならない。

2 旧姓使用者は、旧姓を使用するにあたり、常に住民及び職員等に誤解や混乱が生じないよう努めなければならない。

(委任)

第9条 この告示に定めるもののほか、旧姓を使用することに関し必要な事項は、市長が別に定める。

付 則

(施行期日)

1 この告示は、平成18年3月15日から施行する。

(経過措置)

2 この告示の施行の日の前日までに婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員で、第4条に規定する申請の期間を超えるものは、平成18年5月末日までに同条に規定する申請を所属長を経て、市長に提出し、承認を受けることができる。

付 則(平成29年告示第25号)

この告示は、平成29年4月1日から施行する。

付 則(令和2年告示第42号)

この告示は、令和2年4月1日から施行する。

別表第1(第3条関係)

旧姓使用が認められる場合

職員名簿、職員配置図、事務分掌表、名札、出勤簿(写が外部の機関等に添付する書類として必要な場合を除く。)、年次有給休暇願書、特別休暇願書、病気休暇願書、休暇欠勤等事故状況報告書、職務専念義務免除その他特別な休暇・休業等の申請書、人事異動内示書、表彰状など職員表彰関係書類、自己申告書、住所届、通勤届、児童手当額改定請求書・届、児童手当認定請求書、児童手当現況届、扶養親族届、事務引継書、事故(始末)報告書、紛失始末報告書、給料等専用袋、研修受講参加関係書類、庁内LANへの登録、座席表、緊急時等の連絡体制表、職場での呼称、原稿執筆、講演(公務で行うもの)、名刺

別表第2(第3条関係)

公権力の行使に関わる場合

徴税吏員証、各法律・条例に基づく立入検査証、その他これに類するもの

外部の機関等に支障を及ぼすおそれのある場合

①税務署等

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、給与所得者の保険料控除申請書兼配偶者特別控除申請書、給与所得者の住宅取得等特別控除申告書、退職所得の受給に関する申告書・退職所得申告書、市県民税特別徴収税額通知書、給与所得の源泉徴収票(給与支払報告書)、給与台帳、その他これに類するもの

②共済組合、社会保険事務所、医療機関等

共済組合員証、健康保険証、共済年金・厚生年金決定(裁定)請求書、共済年金・厚生年金証書、厚生年金手帳、共済年金・厚生年金・国民年金関係書、共済組合・社会保険申請書、共済組合・社会保険給付請求書、共済組合掛金免除(変更)申出書、共済組合貯金加入申込書、共済組合貯金払戻請求書、共済普通・特別貸付申込書、共済短期人間ドック受診申込書、共済保険・宿泊事業関係書、共済組合員証記載事項変更申告書、共済組合被扶養者申告書、共済組合員退職報告書、学校厚生会関係書、その他これに類するもの

③銀行等

給与振込依頼書、給与振込一覧表、退職手当等振込依頼書、給与支払証明書(損害証明書)、財形貯蓄関係書(払戻請求・変更届等)、生命保険関係書、火災保険関係書、自動車保険関係書、その他これに類するもの

④裁判所、法務局、労基局、公共職業安定所、地方公務員災害補償基金、市町村職員互助会、市町村職員退職手当組合等

差押関係書類、失業者の退職手当関連書類、公務災害認定請求書、労働災害認定請求書、労働災害給付請求書、市町村職員互助会会員等異動関係書、市町村職員互助会貸付関係書、市町村職員互助会給付請求書、市町村互助会厚生事業関係書、市町村退職手当組合退職手当請求関係書、雇用保険資格関係書、その他これに類するもの

⑤その他

勤務証明書、在職証明書、退職証明書、派遣職員の勤務状況報告書等、派遣職員宛に送付する文書、人事課への外部からの電話等による在職照会への対応等、その他これに類するもの

法令等により定められている場合

辞令、不利益処分理由説明書、退職願、退職手当請求書、退職手当支給明細、退職手当試算表、宣誓書、採用試験申込書など採用試験関係書類、その他これに類するもの

電算システムの変更が必要となる場合

給与支払明細書、給与支給明細書(個人集計書)、給与振込依頼書、職員マスターリスト、現金受領書、超過勤務時間・休暇等報告書、組合費控除金リスト、通勤・住居・扶養プルーフリスト、超勤時間実績一覧表、休暇使用状況報告書、超勤時間執行管理表、健康診断結果(個人データ)、その他これに類するもの

戸籍上の氏と旧姓を併記して使用する場合

職員証、人事履歴書、時間外勤務命令書、特殊勤務手当報告書、振替(週休日)・代休(休日等)処理簿、出張命令書

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甲賀市職員旧姓使用取扱要綱

平成18年3月10日 告示第15号

(令和2年4月1日施行)