○甲賀市特定個人情報等の管理に関する規程
平成29年5月1日
訓令第19号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第8条)
第3章 教育研修(第9条)
第4章 職員の責務(第10条)
第5章 特定個人情報等の取扱い(第11条―第21条の2)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第22条―第34条)
第7章 情報システム室等の安全管理(第35条・第36条)
第8章 特定個人情報等を取り扱う業務の委託等(第37条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第38条・第39条)
第10章 監査及び点検の実施(第40条―第42条)
第11章 補則(第43条)
付則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)並びに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び甲賀市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年甲賀市条例第1号。以下「条例」という。)に定めるもののほか、市が取り扱う個人番号及び特定個人情報並びに保有個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の安全管理について必要な事項を定めることにより、その適切な措置及び適正な運用を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この訓令における用語の意義は、番号法第2条並びに個人情報保護法及び条例に定めるところによる。
第2章 管理体制
(総括責任者)
第3条 市に総括責任者を一人置くこととし、副市長をもって充てる。
2 総括責任者は、特定個人情報等の管理を総括する任に当たる。
(総括保護管理者)
第4条 特定個人情報等を取り扱う部局に総括保護管理者を一人置くこととし、当該部長等をもって充てる。
2 総括保護管理者は、総括責任者(保有個人情報の管理にあっては、実施機関の長)を補佐し、当該部局における特定個人情報等を適切に管理する任に当たる。
(保護管理者)
第5条 特定個人情報等を取り扱う課等に、保護管理者を1人置くこととし、当該課長等をもって充てる。
2 保護管理者は、当該課等における特定個人情報等を適切に管理するとともに、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合にあっては、第7条のシステム管理者と連携し、その任に当たる。
(保護担当者)
第5条の2 保有個人情報を取り扱う課等に、保護担当者を1人置くこととし、当該課長補佐等をもって充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、当該課等における保有個人情報を適切に管理する任に当たる。
(特定個人情報等の適切な管理のための組織体制)
第6条 保護管理者は、個人番号及び特定個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定する。
2 保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う個人番号及び特定個人情報の範囲を指定する。
3 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 事務取扱担当者がこの訓令に違反している事実又は兆候を把握した場合の保護管理者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失、毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から保護管理者への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の部局で取り扱う場合の各部局の任務分担及び責任体制
(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(システム管理者)
第7条 市長は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に情報システム管理者(以下「システム管理者」という。)を置き、総合政策部情報政策課長をもって充てる。
(監査責任者)
第8条 市長は、特定個人情報等の取扱い及び管理の状況を監査するために、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総合政策部長をもって充てる。
第3章 教育研修
(教育研修)
第9条 総括責任者は、特定個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者及び保護管理者(以下「総括保護管理者等」という。)は、当該部局等の職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等必要な措置を講ずる。
4 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、課等の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を定期的に実施する。
5 総括保護管理者等は、特定個人情報等の取扱いに従事する派遣労働者についても職員と同様の措置を講ずる。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第10条 職員は、番号法及び個人情報保護法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括責任者及び総括保護管理者等の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの訓令に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに総括保護管理者等に報告しなければならない。
第5章 特定個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する職員をその利用目的を達成するために必要最小限に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 アクセス権限を有する職員であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 職員は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従わなければならない。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正又は利用停止を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第14条 職員は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行わなければならない。
2 職員は、特定個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合は、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
(誤送付等の防止)
第14条の2 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じて、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第15条 職員は、特定個人情報等又は特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 特定個人情報等の消去又は特定個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合は、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。
(特定個人情報等の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、特定個人情報ファイル及び保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該特定個人情報等の収集、保管、利用、提供及び廃棄の取扱状況について記録しなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第17条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法であらかじめ限定的に定められた事務に限定して利用しなければならない。
(個人番号及び特定個人情報の提供の求めの制限)
第18条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第19条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(個人番号及び特定個人情報の収集又は保管の制限)
第20条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号及び特定個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第21条 保護管理者は、個人番号及び特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
(保有個人情報の提供)
第21条の2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第4号の規定により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすこと。
(2) 安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずること。
(3) 漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等の内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずること。
2 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定より他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前項各号に規定する措置を講ずる。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第22条 システム管理者及び保護管理者(以下「システム管理者等」という。)は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。第28条を除き、この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御をするために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス記録)
第23条 システム管理者等は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) アクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置
(2) アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置
(管理者権限の設定)
第24条 システム管理者等は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該権限を最小限としなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止)
第25条 システム管理者等は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第26条 システム管理者等は、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講じなければならない。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第26条の2 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を確認する。
(暗号化)
第27条 システム管理者等は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化をしなければならない。
(入力情報の照合等)
第28条 職員は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認及び既存の特定個人情報等との照合を行わなければならない。
(バックアップ)
第29条 システム管理者等は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム設計書等の管理)
第30条 システム管理者等は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
(端末の限定)
第31条 システム管理者等は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定しなければならない。
(端末の盗難防止等)
第32条 システム管理者等は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等必要な措置を講じなければならない。
2 職員は、システム管理者等が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第33条 職員は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底しなければならない。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第34条 システム管理者等は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等必要な措置を講じなければならない。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退室管理)
第35条 システム管理者等は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い若しくは監視設備による監視又は外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限、検査等の措置を講じなければならない。
2 システム管理者等は、特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講じなければならない。
3 システム管理者等は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講じなければならない。
4 システム管理者等は、情報システム室等及び保管施設の入退室の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能の設定、パスワード等の管理に関する定めの整備、(その定期又は随時の見直しを含む。)パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム室等の管理)
第36条 システム管理者等は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講じなければならない。
2 システム管理者等は、災害等に備え、情報システム室等に耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
第8章 特定個人情報等を取り扱う業務の委託等
(業務の委託等)
第37条 個人番号及び特定個人情報並びに個人情報(以下この条において「個人番号等」という。)の取扱いに係る業務を外部に委託をする場合は、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 委託先の選定に当たっては、次に掲げる事項を明らかにした個人情報取扱特記事項(別記様式。以下「個人情報取扱特記事項」という。)を遵守できる委託先を慎重に選定すること。
ア 個人番号等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
イ 再委託の制限又は事前承認に係る条件に関する事項
ウ 個人番号等の複製等の制限に関する事項
エ 個人番号等の安全管理措置に関する事項
オ 個人番号等の情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
カ 委託終了時における個人番号等の消去及び媒体の返却に関する事項
ク 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人番号等の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
(2) 入札による契約にあっては入札前に、随意契約にあっては見積書を徴するときに、個人情報取扱特記事項の内容を相手方に周知すること。
2 保護管理者は、契約書に受託者が個人情報取扱特記事項を遵守する旨を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制並びに個人番号等の管理の状況について、検査に関する事項等必要な事項について書面で確認しなければならない。なお、契約書の作成を省略する契約の場合は、個人情報取扱特記事項を契約事項として受託者に交付するものとする。
3 個人番号利用事務等及び保有個人情報の取扱いに係る業務の全部又は一部の委託をする場合には、委託先において、個人番号利用事務等及び保有個人情報の取扱いに係る業務を行う実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
4 個人番号利用事務等及び保有個人情報の取扱いに係る業務の全部又は一部の委託を受けた委託先が再委託をする場合には、委託をする個人番号利用事務等及び保有個人情報の取扱いに係る業務において取り扱う個人番号等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
5 個人番号利用事務等及び保有個人情報の取扱いに係る業務の全部又は一部を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等の個人番号等の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
6 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限とすること。
(2) 委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等の内容、その量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、必要に応じ、実地検査をすること。
(3) 漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等の内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずること。
7 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容、その量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、実地検査により確認しなければならない。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第38条 職員は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生若しくは兆候を把握した場合、この訓令に違反している事実若しくは兆候を把握した場合又は安全確保上で問題となる事案が発生した場合、直ちに当該特定個人情報等を管理する総括保護管理者等に報告しなければならない。
2 総括保護管理者等は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。
3 総括保護管理者等は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括責任者(保有個人情報に係る事案の報告にあっては、実施機関の長)に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護管理者等は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第39条 特定個人情報等の情報漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合には、事案の内容、影響等に応じ、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講じなければならない。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第40条 総括責任者は、監査責任者を指名し、特定個人情報等の管理の状況について、定期及び必要に応じて監査(外部監査を含む。)を行わせなければならない。
2 監査責任者は、前項の監査結果を総括責任者に報告しなければならない。
(点検)
第41条 総括保護管理者等は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じて点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者に報告しなければならない。
(評価及び見直し)
第42条 特定個人情報等の適切な管理のための措置については、総括責任者及びシステム管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じなければならない。
第11章 補則
(その他)
第43条 この訓令に定めるもののほか、特定個人情報等の管理に関し必要な事項は、市長が別に定める。
付則
この訓令は、平成29年5月1日から施行する。
付則(令和5年訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
付則(令和6年訓令第7号)
この訓令は、告示の日から施行する。
