(目的)

第1条　この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)並びに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び甲賀市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年甲賀市条例第1号。以下「条例」という。)に定めるもののほか、市が取り扱う個人番号及び特定個人情報並びに保有個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の安全管理について必要な事項を定めることにより、その適切な措置及び適正な運用を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令における用語の意義は、番号法第2条並びに個人情報保護法及び条例に定めるところによる。

(総括責任者)

第3条　市に総括責任者を一人置くこととし、副市長をもって充てる。

(総括保護管理者)

第4条　特定個人情報等を取り扱う部局に総括保護管理者を一人置くこととし、当該部長等をもって充てる。

(保護管理者)

第5条　特定個人情報等を取り扱う課等に、保護管理者を1人置くこととし、当該課長等をもって充てる。

(保護担当者)

第5条の2　保有個人情報を取り扱う課等に、保護担当者を1人置くこととし、当該課長補佐等をもって充てる。

(特定個人情報等の適切な管理のための組織体制)

第6条　保護管理者は、個人番号及び特定個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定する。

(システム管理者)

第7条　市長は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に情報システム管理者(以下「システム管理者」という。)を置き、総合政策部情報政策課長をもって充てる。

(監査責任者)

第8条　市長は、特定個人情報等の取扱い及び管理の状況を監査するために、監査責任者を置く。

(教育研修)

第9条　総括責任者は、特定個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第10条　職員は、番号法及び個人情報保護法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括責任者及び総括保護管理者等の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第11条　保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する職員をその利用目的を達成するために必要最小限に限るものとする。

(複製等の制限)

第12条　職員は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従わなければならない。

(誤りの訂正等)

第13条　職員は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正又は利用停止を行わなければならない。

(媒体の管理等)

第14条　職員は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行わなければならない。

(誤送付等の防止)

第14条の2　職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じて、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。

(廃棄等)

第15条　職員は、特定個人情報等又は特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(特定個人情報等の取扱状況の記録)

第16条　保護管理者は、特定個人情報ファイル及び保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該特定個人情報等の収集、保管、利用、提供及び廃棄の取扱状況について記録しなければならない。

(個人番号の利用の制限)

第17条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法であらかじめ限定的に定められた事務に限定して利用しなければならない。

(個人番号及び特定個人情報の提供の求めの制限)

第18条　職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第19条　職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(個人番号及び特定個人情報の収集又は保管の制限)

第20条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号及び特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域)

第21条　保護管理者は、個人番号及び特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。

(保有個人情報の提供)

第21条の2　保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第4号の規定により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、次に掲げる措置を講じなければならない。

(アクセス制御)

第22条　システム管理者及び保護管理者(以下「システム管理者等」という。)は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。第28条を除き、この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御をするために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス記録)

第23条　システム管理者等は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、次に掲げる措置を講じなければならない。

(管理者権限の設定)

第24条　システム管理者等は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該権限を最小限としなければならない。

(外部からの不正アクセスの防止)

第25条　システム管理者等は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。

(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)

第26条　システム管理者等は、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講じなければならない。

(情報システムにおける保有個人情報の処理)

第26条の2　職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。

(暗号化)

第27条　システム管理者等は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化をしなければならない。

(入力情報の照合等)

第28条　職員は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認及び既存の特定個人情報等との照合を行わなければならない。

(バックアップ)

第29条　システム管理者等は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。

(情報システム設計書等の管理)

第30条　システム管理者等は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。

(端末の限定)

第31条　システム管理者等は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定しなければならない。

(端末の盗難防止等)

第32条　システム管理者等は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等必要な措置を講じなければならない。

(第三者の閲覧防止)

第33条　職員は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底しなければならない。

(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)

第34条　システム管理者等は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等必要な措置を講じなければならない。

(入退室管理)

第35条　システム管理者等は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い若しくは監視設備による監視又は外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限、検査等の措置を講じなければならない。

(情報システム室等の管理)

第36条　システム管理者等は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講じなければならない。

(業務の委託等)

第37条　個人番号及び特定個人情報並びに個人情報(以下この条において「個人番号等」という。)の取扱いに係る業務を外部に委託をする場合は、個人番号等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないようにしなければならない。

(事案の報告及び再発防止措置)

第38条　職員は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生若しくは兆候を把握した場合、この訓令に違反している事実若しくは兆候を把握した場合又は安全確保上で問題となる事案が発生した場合、直ちに当該特定個人情報等を管理する総括保護管理者等に報告しなければならない。

(公表等)

第39条　特定個人情報等の情報漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合には、事案の内容、影響等に応じ、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講じなければならない。

(監査)

第40条　総括責任者は、監査責任者を指名し、特定個人情報等の管理の状況について、定期及び必要に応じて監査(外部監査を含む。)を行わせなければならない。

(点検)

第41条　総括保護管理者等は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じて点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者に報告しなければならない。

(評価及び見直し)

第42条　特定個人情報等の適切な管理のための措置については、総括責任者及びシステム管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じなければならない。

(その他)

第43条　この訓令に定めるもののほか、特定個人情報等の管理に関し必要な事項は、市長が別に定める。