○甲賀市個人情報保護に関する事務取扱要領

平成21年4月1日

訓令第11号

第1 趣旨

この訓令は、甲賀市個人情報保護条例(平成16年甲賀市条例第16号。以下「条例」という。)の施行に関し、別に定めのある場合のほか、個人情報保護に関する事務の取扱いについて必要な事項を定める。

第2 個人情報窓口

1 総合窓口の設置

個人情報の取扱いに関する案内及び相談、条例に基づく個人情報の開示等の請求の受付その他個人情報の保護に関する事務を行うために、総務部総務課(以下「総務課」という。)に個人情報総合窓口(以下「総合窓口」という。)を設置する。

2 総合窓口の取扱事務

総合窓口において次の事務を担当するものとする。

(1) 個人情報の取扱いに関する相談及び案内に関すること。

(2) 個人情報開示等請求書の受付に関して、当該個人情報に係る事務を所掌する課室(以下「主管課等」という。)との連絡調整に関すること。

(3) 個人情報の閲覧及び写しの交付を行う場所の提供に関すること。

(4) 個人情報の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(5) 個人情報の開示等に係る審査請求に関する主管課等との連絡調整に関すること。

(6) 個人情報取扱事務登録簿の整備及び閲覧に関すること。

(7) 個人情報保護制度の運用状況の公表に関すること。

(8) 甲賀市個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)の庶務に関すること。

(9) 個人情報保護制度の調査及び研究に関すること。

(10) その他個人情報の保護の推進に関すること。

3 主管課等の取扱事務

主管課等において次の事務を担当するものとする。

(1) 登録簿の作成(変更・廃止に係るものを含む。)に関すること。

(2) 個人情報の開示等の請求についての相談及び案内に関すること。

(3) 個人情報開示等請求書の受付に関すること。

(4) 開示等の請求に係る個人情報の検索及び特定に関すること。

(5) 開示等の請求に対する諾否の決定及び決定通知に関すること。

(6) 開示等の請求に対する諾否の決定期間の延長を行う場合のその決定及び通知に関すること。

(7) 個人情報の訂正、削除、目的外利用及び外部提供の中止の実施に関すること。

(8) 開示の決定をした個人情報の閲覧及びその内容説明に関すること。

(9) 開示の決定をした個人情報の写しの作成に関すること。

(10) 個人情報の苦情処理に関すること。

(11) 審査請求書の受付に関すること。

(12) 審査請求に対する裁決及びその通知に関すること。

(13) 訴訟に関すること。

第3 個人情報取扱事務

1 登録する事務の単位

個人情報取扱事務は、一つの業務を遂行するために集められた個人情報の集合物で内容及び形式等が規則性をもっているものや個人情報の記録や利用が反復的になされるもので、継続的に取り扱うものを単位として登録する。

2 個人情報取扱事務登録簿の作成

条例第6条第1項に規定する個人情報取扱事務登録簿(甲賀市個人情報保護条例施行規則(平成16年甲賀市規則第14号。以下「規則」という。)様式第1号。以下「登録簿」という。)は、個人情報取扱事務を新たに開始するときに、主管課等の長が作成し、総務課に届け出るものとする。

3 登録簿の変更及び廃止

主管課等の長は、個人情報取扱事務の内容若しくは登録事項を変更し、又は廃止するときは、個人情報取扱事務変更・廃止届出書(様式第1号)により、総務課に届け出るものとする。

4 事前協議

主管課等の長は、新たな事務の開始又は登録事項の変更に伴う登録簿の作成については、事前に総務課と協議を行うものとする。

5 登録簿の備置き及び閲覧

登録簿は、総合窓口に備え置き、一般の閲覧に供する。また、変更又は廃止された登録簿は、別に整理する。

6 登録簿の作成を要する事務

(1) 申請書及び届出書等のように様式化され、あらかじめ個人情報の記録項目等が定められているもの [住民票交付申請書、施設利用申請書]

(2) カルテ、相談カード及び受付票等、個人の識別項目等によって検索できるように一定の書式に個人情報が記録されているもの [診療報酬明細書、弁護士相談票等]

(3) 個人情報を氏名、番号等で検索できる台帳、帳票、名簿等の形で保管しているもの [研修会の受講者名簿、市民税等の課税台帳、市民体育大会の参加者名簿等]

(4) 個人情報を検索することを前提に何らかの工夫を加えて事実上検索可能となっているもの(文書管理システム、目次、インデックス等により検索可能となっているもの)

(5) 電子計算システムに記録されたもの [住民基本台帳、町民税賦課台帳等]

(6) 前各号に掲げるもののほか、個人情報を集合的に一定期間保有するもの [要望書綴、陳情書綴等]

7 登録簿の作成を要しない事務

(1) 単発的に出てくるもの

起案文書、通知文書、契約書、委嘱状等に単発的に記録された個人情報や単に資料として添付(集合的に保管されているものを除く。)されているもの

(2) 刊行物

(3) 個人情報から除かれているもの

事業を営む個人の当該事業に関する情報に係るもの

8 登録簿の記入

(1) 所管する課等の名称

登録簿を作成する主管課等名と係名を記入すること。

(2) 登録番号

所属単位で連番を付すこと。最初の記号は文書発番と同じ記号を使用すること。

(3) 個人情報を取り扱う事務の名称

個人情報を取り扱う一連の事務処理を一つの「事務」として把握し、具体的な事務の内容が明確で簡潔な名称を付け記入すること。

(4) 個人情報の利用の目的

個人情報取扱事務の対象となる個人情報を何のために収集し、どういう目的に利用するのか取り扱う理由について記入すること。複数理由がある場合はそのすべてを記入すること。

(5) 個人情報の対象者の範囲

当該事務で取り扱う個人情報の対象者、誰の個人情報を収集するのか、その対象を記入すること。

「住民」といった包括的にではなく、対象を限定し、「○○助成対象者」「○○助成申請者とその家族」「納税義務者」というように具体的に記入し、対象者が複数ある(対象が違う)場合は、別の個人情報取扱事務とし、もう一部の登録簿を作成すること。

(6) 法令等の根拠

当該事務の根拠となる法律、政令、省令、条例等を記入し、条項まで特定できるものはそこまで記入のこと。

(7) 登録年月日

当該個人情報取扱事務を保有するに当たり、その事務を登録する年月日を記入すること。

(8) 事務開始時期

個人情報取扱事務を保有し、その事務を開始する年月日を記入すること。

(9) 個人情報の記録項目

当該個人情報取扱事務で取り扱う個人情報の項目すべてについて、該当する項目にレ点又は■(塗りつぶし)を付けること。該当する項目がない場合は、その他にレ点を付けて( )内に項目名を簡潔な名称で記入すること。

(10) 個人情報の収集方法

当該個人情報取扱事務で取り扱う個人情報を本人から収集する場合は「本人」に、本人以外のものから収集する場合は「本人以外」にレ点又は■(塗りつぶし)を付けるとともに、該当する収集先にレ点又は■(塗りつぶし)を付けること。本人及び本人以外のものから収集する場合は、両方にレ点又は■(塗りつぶし)を付けること。

「収集」とは、個人情報を他のものから調査、届出、申請、申告、申込、相談等により取得することをいう。

「本人」から収集する場合には、本人から直接情報を取得する場合のほか、申請書等を本人の使者を介して、又は本人の所属団体等を経由して受け取る場合も含む。

(11) 経常的な目的外利用・外部提供の有無

当該個人情報取扱事務の目的の範囲を超えて、経常的に、実施機関内で利用又は実施機関以外のものへ提供することの有無についてレ点又は■(塗りつぶし)を付けるとともに、該当する利用又は提供先にレ点又は■(塗りつぶし)を付ける。また、目的外利用・外部提供の目的・理由及び利用又は提供範囲を記入すること。

(12) 記録形態

当該個人情報の記録の処理の仕方について、該当する項目にレ点又は■(塗りつぶし)を付けること。

磁気ディスクについては、各所属端末(共用で利用する端末)か、機関(情報管理室によるオンライン)のどちらかに丸印を付ける。

(13) 外部処理委託

個人情報取扱事務の全部又は一部を実施機関以外のものに委託しているかどうかについて該当するものにレ点又は■(塗りつぶし)を記入すること。

「外部委託」とは、個人情報の取扱いを伴う事務を実施機関以外のものに依頼するすべてのものをいい、コンピュータ処理に係るもののほか、印刷、筆耕、翻訳等の委託契約、公の施設管理及び収納等の委託等も含む。

第4 個人情報の収集制限

1 個人情報取扱事務の目的の明確化

当該個人情報を収集するに当たって利用目的を明確にしなければならない。

「利用目的を明確に」する方法は、文書への明記、申請書等への付記、口頭、告示、広報誌等とし、当該事務の性質及び個人情報の内容から判断する。

主管課等は、従来から行われている事務であっても、事務処理上の利便性や慣例で不必要な個人情報が収集されていないか常に見直しをしなければならない。

例えば、講演会及び講習会の参加者に住所、氏名、電話番号、年齢等を記入させる場合は、目的を明らかにするとともに、「参考のため」、「念のため」という考えから安易な収集は行わないようにすること。また、施設利用申請書等に職業、年齢、生年月日等を記入させる場合は、利用可否の要件であるもの又は理由がある場合に限ること。

2 収集の禁止

条例第7条第2項に規定する個人情報は特に慎重に取り扱うことが要求され、原則として収集は禁止する。

ただし、法令等の規定に基づく場合や行政目的を達成するために例外的にどうしても当該個人情報の収集をしなければならない場合は、審議会の意見を聴いて個人情報取扱事務を遂行するために必要不可欠であると認められる場合に限り、この個人情報の収集を認める。

3 直接収集

個人情報の収集については、本人から直接収集しなければならない。

法令等の規定に基づくときや本人の同意があるとき、不特定多数の者が知り得る状態にあるときは、本人以外から個人情報を収集することができる。また、審議会の意見を聴いて、公益上特に必要があり、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められる場合は、本人以外からの個人情報を収集することができる。

4 本人以外から個人情報を収集する場合の同意

個人情報を本人以外から収集する場合の本人同意は、事務の性質及び内容により次の各号に掲げる方法により行う。

(1) 本人以外からの収集の必要が生じる都度、同意書をとる。

(2) 届出及び申請等を受ける際に、同意書の提出を求める。

(3) 申請書等にあらかじめ本人以外から収集する旨の同意条項欄を設けておき、当該申請に併せて同意を得る。押印は原則として必要とする。

(4) 口頭により同意を求める。口頭により同意を得たときは、その内容、日付、担当者名等を記録する。

(5) 世帯主又は本人の所属する団体等から、当該家族又は団体に関わる情報として収集する場合は、本人の同意があるとみなすこととする。

例えば、世帯主が家族の情報を記入する場合、団体等の代表者によるその他役員の就任通知等がある。

(6) 本人以外から個人情報を収集することが明らかであり、本人がこれを了知している場合は、本人の同意があるものとみなすこととする。

例えば、金融機関からの口座振替依頼書、医療機関からの各種健康診断書等がある。

第5 目的外利用の手続

1 目的外利用

「目的外利用」とは、個人情報を市の実施機関内部又は実施機関相互で、収集した目的以外の業務に利用することをいう。

個人情報の収集は、本人から直接収集することを原則としているが、本人から直接収集することが事務処理上、非効率的であり、市民にとっても同じ情報を何度も市役所に提出しなければならなくなることから、法令に定めがある場合、本人の同意を得た場合、審議会に意見を聴く場合等、一定の条件を備えた場合は目的外利用ができる。

2 目的外利用の手続

(1) 個人情報の目的外利用をしようとする課室(以下「利用課等」という。)等の長は、当該個人情報を管理する課室(以下「所管課等」という。)等の長に個人情報目的外利用申請書(様式第2号)を提出しなければならない。ただし、緊急かつやむを得ない場合は、口頭により目的外利用をし、その後個人情報目的外利用申請書を提出することができる。

(2) 所管課等の長は、(1)の依頼があったときは、条例第8条第1項各号のいずれかに該当することを確認した上で承認し、個人情報目的外利用決定通知書(様式第3号)により総務課を経由して利用課等の長に通知する。

(3) 条例施行時に既に目的外利用を行っていて個人情報取扱事務登録簿に登録されている場合は、上記の手続を経たものとみなす。

(4) 個人情報の又貸し(目的外利用により収集した個人情報をさらに他の課等に提供すること)は認めない。

(5) 同じ課内であっても業務が違えば目的外利用ということになるが、この場合は事務手続き上目的内利用とみなす。

第6 外部提供の手続

1 外部提供

「外部提供」とは、事務の目的を超えて、個人情報を実施機関以外のものへ提供することをいい、実施機関以外のものとは、他の実施機関、国、県、他の市町村、民間企業、団体等実施機関以外のものすべてをいう。外部提供は、原則として禁止であるが、法令に定めがあるとき、本人の同意を得た場合等には外部提供を行うことは可能であるが、審議会に意見を聴いた上で外部提供の可否を判断する。

2 外部提供の手続

(1) 個人情報の外部提供を求められた所管課等の長は、外部提供を依頼した者に、個人情報提供申請書(様式第4号)を提出させるものとする。

(2) 所管課等は、総合窓口と外部提供することの協議や審議会に意見聴取することを調整し、外部提供を決定した場合は、個人情報提供決定通知書(様式第5号)により申請者に通知するものとする。

(3) 個人情報を外部提供しようとするときは、他の実施機関、国又は他の地方公共団体からの照会の場合を除き、次に掲げる事項(使用の目的等により該当のない事項を除く。)について条件を付した覚書等を作成するものとする。ただし、緊急その他やむを得ないと認めるときは、この限りでない。

ア 個人情報の取扱責任者及び取扱者に関する事項

イ 秘密保持及び事故防止に関する事項

ウ 利用目的以外の利用禁止に関する事項

エ 再提供の禁止に関する事項

オ 複写及び複製の禁止又は制限に関する事項

カ 外部持出しの禁止に関する事項

キ 返還又は廃棄の義務に関する事項

ク 立入調査に応じる義務に関する事項

ケ 報告の義務に関する事項

コ 損害賠償に関する事項

サ その他個人情報の保護について必要な事項

(4) 実施機関は、外部提供を受けたものが(3)に掲げる各条件に違反し、又は違反するおそれがあると認めるときは、必要な措置を命ずるものとする。

第7 目的外利用等の記録票等

1 目的外利用等の記録票の提出

当該個人情報を管理する所管課等の長は、目的外利用をさせ、又は外部提供をする(以下「目的外利用等」という。)ことを行ったときは、国又は地方公共団体からの照会である場合を除き、個人情報目的外利用等記録票(様式第6号)を作成し、総務課へ提出するものとする。

2 本人同意を得る具体的方法

個人情報の目的外利用等を行う場合に、本人に同意を得る方法は、事務の性質及び内容により次に掲げる方法により行うものとする。

(1) 必要が生じる都度、同意書をとる。

(2) 届出及び申請等の際に、同意書の提出を求める。

(3) 申請書等にあらかじめ同意条項欄を設けておき、当該申請等に併せて同意を得る。

(4) 口頭により同意を求める。口頭により同意を得たときは、その内容、日付及び担当者名等を記録する。

(5) 収集の時点で他の部署が目的外利用等を行うことが明らかな場合で、収集時に目的外利用等を行うことについて同意を得ることが適当であると考えられるときには、当該個人情報を収集・保管することとなる課が同意を得ることによって、目的外利用を行おうとする利用課も同意を得たものとして取り扱うことができる。

第8 オンライン結合

1 オンライン結合の制限

「オンライン結合」とは、実施機関と本市以外の者が保有するコンピュータ機器とオンライン(通信回線)接続することにより、個人情報を外部提供することをいう。

このオンライン結合は、事務処理の効率化につながる反面、一方が保有する個人情報を他方が必要に応じて随時、瞬時に引き出せるもので、個人情報の流出を招く危険性が非常に高いため、オンライン結合によって個人情報を実施機関以外のものに提供することを制限するものとする。

オンライン結合は、原則として禁止であるが、法令に定めがある場合、公益上必要である場合等は、審議会に意見を聴いた上でオンライン結合の可否を判断するものとする。

2 オンライン結合の手続

(1) オンライン結合しようとする所管課等の長は、事前に情報システム担当課(以下「情報政策課」という。)とコンピュータ機器の接続の可否について協議し、オンライン結合承認申請書(様式第7号)を総合窓口に提出しなければならない。

(2) 総合窓口は、(1)の申請があったときには、審議会への意見聴取の手続をするものとする。審議会への意見聴取により答申を得たときは、所管課等及び情報政策課に通知するものとする。

(3) 所管課等は、承認の答申を得た場合、コンピュータ機器の接続をするものとする。ただし、条例第10条第1項第2号により、オンライン結合する場合は、第6 2(3)の条件を付した覚書等を作成するものとする。

3 オンライン結合の停止手続

所属課等の長は、オンライン結合により、個人情報の漏えい又は不正行為(目的外使用、オンライン運用を阻害する行為等)により個人情報に脅威を及ぼしていることを確認した場合、早急に総合窓口に申し出て、審議会の意見聴取をし、オンライン結合の停止等の可否を協議する。

ただし、個人情報流出被害を未然に防ぎ、又は被害の拡大を防止するために、緊急を要する場合は、審議会の意見を聴かずにその措置ができることとし、緊急措置を講じた後、審議会に報告するものとする。

4 オンライン結合の停止等の措置を講じた場合で、オンラインの安全性及び信頼性が確保できたときは、所管課等の長は、オンライン結合の再開について総合窓口を通じて審議会の意見聴取をし、オンライン結合の再開をするものとする。

第9 委託に伴う措置

1 契約書の記載事項

(1) 実施機関は、条例第13条に規定する個人情報取扱事務の委託に当たっては、次に掲げる事項(契約の性質又は目的により該当のない事項を除く。)を委託契約書に明記し、これを厳守させるものとする。

なお、一般に委託契約と呼ばれるもののほか、印刷、筆耕等の契約及び収納の委託、相談業務等も含むこととする。

ア 個人情報の取扱責任者及び取扱者に関する事項

イ 秘密保持及び事故防止に関する事項

ウ 委託目的以外の使用禁止に関する事項

エ 第三者への閲覧又は提供の禁止に関する事項

オ 複写及び複製の禁止又は制限に関する事項

カ 外部持出しの禁止に関する事項

キ 返還又は廃棄の義務に関する事項

ク 再委託の禁止又は制限に関する事項

ケ 立入調査に応じる義務に関する事項

コ 報告の義務に関する事項

サ 契約解除に関する事項

シ 損害賠償に関する事項

ス その他個人情報の保護について必要な事項

2 実施機関は、受託者が、(1)の規定により締結した契約事項に違反し、又は違反するおそれがあると認めるときは、必要な措置をとることとする。

3 委託時には受託者に対して個人情報保護のための措置等について十分説明し、理解させることとする。委託に当たっては、個人情報を受託者に引き渡さず、可能な限り実施期間内で処理する方法によるものとする。なお、業務処理上、個人情報を受託者に引き渡す方法によらなければならない場合、必要最小限の個人情報を引き渡すこととし、コード化等により個人が識別できないような措置を講ずるものとする。

第10 個人情報の取扱いに関する審議会への諮問

1 審議会の諮問書

主管課等の長が、収集の制限、目的外利用等及びオンラインの結合について審議会の意見を聴く場合は、次の各様式により総務課を経由の上、審議会へ諮問するものとする。

(1) 条例第7条第4項及び第8条第2項の規定に基づき審議会の意見を聴く場合は、個人情報の取扱いに関する意見について(様式第8号)によるものとする。

(2) 条例第10条の規定により実施機関以外のものとオンライン結合しようとして審議会の意見を聴く場合は、オンライン結合による個人情報の取扱いに関する意見について(様式第9号)によるものとする。

(3) 条例第11条の規定によりオンライン結合による個人情報漏えい等により、オンライン停止等の措置を講ずるために審議会の意見を聴く場合は、オンライン結合停止等の措置の取扱いに関する意見について(様式第10号)によるものとする。

2 審議会の報告書

(1) 主管課等の長は、条例第7条第5項及び第8条第2項の規定により審議会に報告する場合は、個人情報の取扱いに関する報告書(様式第11号)により総務課を経由の上、審議会に報告するものとする。

第11 個人情報の開示等の請求に係る事務

1 請求の相談及び案内

総合窓口は、個人情報の開示等を請求しようとする者から開示等に関する相談があったときは、次の事項に留意して制度の内容、請求の方法等について適切に説明及び案内をするものとする。

(1) 請求内容の把握

ア 来訪者の意図を十分理解し、求めている個人情報をできる限り具体的に把握するように努めること。

イ 開示等の請求の申出があった場合は、条例による個人情報の開示等の請求に当たるものであるかどうかを確認すること。

ウ 訂正、削除及び中止の請求(以下「訂正等の請求」という。)をするためには、当該個人情報について、事前に開示を受けていることが必要となるので、開示の有無の確認を行うこと。

エ 条例による個人情報の開示等の請求に当たらない場合においては、法令又は他の条例その他の制度の活用により閲覧等をすることができるかどうかを判断し、必要な窓口を案内する等適切な対応に努めること。

なお、条例による個人情報の開示等の請求に当たる場合であっても、条例上の請求を待つまでもなく、請求の趣旨が達成されるように閲覧、訂正等の対応ができるものについては、積極的に検討すること。

2 請求の方法

(1) 請求書の提出

開示等の請求は、個人情報開示等請求書(規則様式第2号。以下「開示等請求書」という。)を提出させることにより行うものとし、電話又は口頭による請求は受け付けないものとする。

なお、郵送による請求は、本人が直接窓口に来ることができない特別の事情のある場合に限り認めるものとする。

(2) 事実を証明する書類等の提出

訂正の請求を行う場合には、請求者に訂正を求める内容が事実に合致することを明らかにする書類の提出又は提示が必要である旨を説明し、当該書類等の提出又は提示をさせるものとする。

(3) 本人等であることの確認

請求者が本人又はその法定代理人であるかどうかの確認は、次により行うこと。

ア 本人による請求の場合

開示等請求書を提出しようとする者に対して、次に掲げるいずれかの書類(写真が貼付されていない書類にあっては、複数のもの)の提出又は提示を求めるものとする。

・自動車運転免許証

・旅券

・住民基本台帳カード

・個人番号カード

・個人番号通知カード

・健康保険、国民健康保険、船員保険等の被保険者証

・国民年金、厚生年金保険又は船員保険の年金証書

・共済組合員証

・国民年金手帳

・厚生年金手帳

・船員手帳

・共済年金、恩給等の証書

・印鑑登録証明書(印鑑登録手帳)及び登録印鑑

・猟銃・空気銃所持許可証

・身体障害者手帳

・戦傷病者手帳

・宅地建物取引主任者状

・電気工事士免状

・無線従事者免許証

・官公署の発行する身分証明書

イ 法定代理人による請求の場合

法定代理人に係るアに掲げる書類のほか、本人が未成年者又は成年被後見人であること及び請求をしようとする者が本人の親権者又は後見人であることを確認するため、次に掲げるいずれかの書類の提出を求めるものとする。

・戸籍謄本、抄本

・後見開始の審判

・その他法定代理関係を確認し得る書類

ウ 提示書類の確認

書類の提示により確認を行った場合は、提示された書類の名称、番号、記号その他の事項を開示等請求書の「本人確認」欄に記入すること。

(4) 開示等請求書の記載事項の確認

請求書は、原則として開示等の請求に係る個人情報1件につき、1部を作成するものとし、請求書の記載内容については、次の事項を確認するものとする。なお、請求者の署名があれば押印は原則として必要としない。

ア 「年月日」について

請求を行った日が記載されていること。なお、この日の翌日から15日以内に請求に対する諾否の決定を行わなければならない。

イ 「請求者」について

請求者が開示等の請求のあった個人情報の本人であるかどうかの確認や決定通知の送付先になるため、正確に記入されていること。

ウ 「請求の区分」について

請求が、開示請求、訂正請求、削除請求、目的外利用及び外部提供の中止請求のいずれかであることがわかるよう、レ点が付けられていること。

エ 「請求に係る業務の名称」について

個人情報取扱事務に係る事業の名称が記入されていること。

オ 「請求に係る個人情報の記録の内容」について

開示等の請求をしようとする個人情報が特定できる程度に具体的に記載されていること。

カ 「開示の区分」について

開示の方法が、「閲覧」若しくは「写しの交付」のいずれか、又は双方であることがわかるよう、レ点が付けられていること。

キ 「訂正、削除又は目的外利用等の中止請求の内容」について

訂正、削除又は目的外利用等の中止請求の箇所及び内容が具体的に記載されていること。

(5) 請求書の補正

請求書の請求者記載欄に空欄、不鮮明又は意味不明な箇所がある場合には、請求者に対して、その箇所を補正するよう求めること。

ただし、補正するよう求めても、なお請求者がその部分を補正しない場合は、その部分が軽易なものであるときを除き、当該請求の拒否又は返戻することとする。

(6) 郵送による請求

郵送による請求については、本人確認及び個人情報の特定が十分に行えないため、病気入院中等やむを得ない理由がある場合を除き認めないこととし、郵送による請求があった場合は、次によるものとする。

なお、使送によるものも同様に扱うものとする。

ア 理由の確認

請求者が、病気療養その他郵送でなければ請求することができない特別の事情がある場合には、郵送による開示請求を認めるものとする。この場合、郵送でなければ請求することができないことを証する書類(医師の診断書等)の提出を求めるものとする。

イ 本人等であることの確認

請求者が、当該開示請求に係る個人情報の本人又はその法定代理人であることの確認は、(2)ア若しくはイに定める書類又はその写しを提出させる方法によるものとする。

(7) 個人情報の特定

登録簿により、又は主管課等との連絡若しくは主管課等職員の立会いを求めることにより、開示請求に係る個人情報の存否の確認及び当該個人情報が記録されている個人情報の特定を行うものとする。

3 請求書の受付

(1) 総合窓口での受付

ア 請求書の受付は、主管課等の長が行うものとする。ただし、すべての実施機関を通じ、統一的な事務処理を図る必要から、原則として、総務課の職員と主管課等の職員が同席のもとで、請求書の各欄に記載された事項を確認して受付するものとする。

イ 受付終了後は、総務課において個人情報開示等請求整理簿(様式第12号。以下「整理簿」という。)の整理番号を記入した上で、当該請求書の写しを請求者に交付するものとする。

(2) 請求書の受付に当たっての説明

請求書の受付に当たって、請求者に対し、次の点を説明し、了解を得るものとする。

ア 個人情報の開示等の請求に対する諾否の決定には、日時を要するものであること。

イ 個人情報の開示を実施する場合の日時及び場所は、別途連絡の上、個人情報開示請求決定通知書(規則様式第3号)に記載するものであること。

(3) 請求の拒否

ア 主管課等の長は、請求書の内容が請求の要件に適合しないと認めたときは、請求者に対して、速やかに、請求内容が要件に適合しない旨を連絡し、請求書の取下げを要請する。

なお、取下げがない場合は、請求の拒否を行うものとし、個人情報開示請求拒否決定通知書(規則様式第4号)を請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

イ 請求書の内容が請求の要件に適合しない場合とは、次に掲げる場合をいう。

① 本人以外の個人情報の開示等の請求をしている場合

② この条例の適用を受けない個人情報の開示等の請求をしている場合

③ 法令等により別に閲覧等の定めがある場合

④ 開示請求された個人情報が不存在の場合

⑤ 開示されていない個人情報の訂正等の請求をしている場合

ウ 拒否の決定については、主管課等の長の専決とし、アの通知の送付については郵便で行うものとする。

第12 開示等の請求に対する諾否の決定

1 決定機関及び期間の計算

(1) やむを得ない理由が無い限り、請求に対する諾否の決定は、主管課等の長が、請求書の提出のあった日から起算して15日以内に決定すること。したがって、個人情報の閲覧及び写しの交付は、受付と同時には実施しないものであるが、速やかな事務処理に努めることが必要である。

(2) 決定期間の延長は、主管課等の長の専決とし、個人情報開示決定等期間延長通知書(規則様式第5号)により請求者へ通知するものとする。また、その写しを総務課にも同時に送付するものとする。

(3) 決定期間の延長(決定すべき期間の満了する日から起算して30日以内)は、必要最小限にするものとする。なお、決定期間の延長の再延長はできないものである。

(4) 「決定期間を延長する理由」欄には、やむを得ない理由をできるだけ具体的に記載すること。

2 開示等の請求に対する諾否の決定事務

(1) 主管課等における事務内容は、概ね次のとおりとする。

ア 「開示等請求書」の内容を確認の上、請求に係る個人情報を取り出すこと。

イ 請求に係る個人情報の内容を確認し、請求に対する諾否の決定を行うこと。

ウ 請求に対する諾否の決定に当たり、明確に判断できる場合を除き、総務課と事前協議を行うこと。

エ 必要と認められるものについては、決定に係る回議書を関係課に合議すること。

オ 開示請求に係る個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合は、必要に応じて第三者の意見聴取を個人情報開示に係る照会書(規則様式第7号)により行うこと。

カ 国、県等から取得した個人情報に係る開示請求に対する諾否の決定を行う場合は、必要に応じて国、県等から意見聴取を行うこと。

キ 訂正の請求に係る個人情報は、「訂正を求める内容が事実と合致することを証明する書類」として出されたものを参考に訂正請求に係る個人情報について事実の誤りがあるかどうかについて速やかに調査を行うこと。

ク 削除の請求及び中止の請求については、個人情報の収集や利用の方法に条例に反する事項があったかどうか調査を行うこと。

ケ 請求に対する諾否の決定後は、これに係る決定通知書(規則様式第3号第4号第5号及び第6号をいう。以下同じ。)を作成し、請求者に通知すること。また、この決定通知書の写しを総務課に送付すること。

(2) 請求を認めない場合の理由の検討

開示・不開示の決定は、非開示情報(条例第16条)のいずれかに該当するかどうかの判断を行うものであるが、特に非開示とする旨の決定に当たっては、当該決定に対する審査請求がなされ、更に、訴訟の提起も起こり得ることから、非開示とする理由を整理した上で、個人情報開示請求決定通知書で明らかにする。また、非開示とした理由が複数項目ある場合は、そのすべてを記載することとする。

なお、理由が記載されていないとき又は不備若しくは不十分であるときの決定は、審査請求及び訴訟の提起があった場合、手続面で違法となり、瑕疵ある処分とみなされることがあるので、留意すること。

訂正等の請求に対しても請求を認めない決定をする場合には、不開示の場合に準じて理由を具体的に記載すること。

(3) 個人情報の存在を明らかにしない場合

個人情報の存在を明らかにするだけで保護すべき利益が害される場合には、その個人情報を明らかにすることなく請求の拒否決定を個人情報開示請求拒否決定通知書により行うこととする。

3 決定処分

(1) 決裁権者

請求に対する諾否の決定の決裁権者は、原則として主管課等の長とする。

ただし、事務処理規定に基づき、重要又は異例に属する事項に関しては、上位職位のものの指示を受けるものとする。

(2) 起案及び添付書類

請求に対する諾否の決定は、甲賀市文書取扱規程(平成16年甲賀市訓令第5号)に規定する回議書を用いて行うものとし、次のものを添付する。

ア 「個人情報開示等請求書」

イ 「個人情報開示請求決定通知書」、「個人情報開示請求拒否決定通知書」、「個人情報訂正等決定通知書」

ウ 開示等の請求に係る個人情報の写し

エ 決定期間の延長に係る決裁文書(決定期間の延長をした場合)

オ 第三者又は国等から意見聴取した場合は、これに係る文書

カ その他請求に対する諾否の決定をするため必要とする文書

(3) 合議

主管課等は、必要に応じて決定に係る回議書を関係する課等に合議するものとする。

(4) 決裁文書の保存期間

決裁文書(添付文書を含む。)の保存期間は、5年とする。

(5) 個人情報開示請求決定通知書の留意事項

ア 「開示の期日及び時間」について

開示の日時は、個人情報開示請求決定通知書が請求者に到着するまでの日数を考慮し、到着予定日から数日後の通常の執行時間内の日時を指定する。この場合、請求者と事前に電話等で連絡をとり、調整を行うこと。

イ 「開示の場所」について

公開の場所は、原則として総合窓口とすること。

総合窓口以外の場所で公開を行う場合、主管課等は総務課と協議の上、公開の場所を決定する。

ウ 「開示しないことと決定した内容及び部分」について

一部分を開示しないことと決定した場合は、当該部分がどのような情報であるか具体的に記載すること。また、その理由については、次の「開示しない理由」の記載方法に準じて取り扱うこと。

エ 「開示しない理由」について

開示することができない根拠条項を列挙するとともに、列挙した根拠条項ごとに不開示とする理由をできるだけ具体的に記載すること。

なお、その場合、不開示とした理由が複数項目ある場合は、そのすべてを記載すること。

また、不開示決定又は部分開示決定があった日から逆算して1年以内に開示しない理由が消滅することにより、当該個人情報の開示を実施することができるようになることが明らかな場合には、その期日を記載すること。

オ 「備考」について

個人情報の開示に際し、写しを必要とする場合はその費用の予定額を記載すること。

カ 個人情報訂正等決定通知書(規則様式第11号)についても、個人情報開示請求決定通知書に準じて作成し、当該通知書には、原則として訂正した部分の写しを添付するものとする。

第13 個人情報の開示の実施

1 開示の方法

(1) 個人情報の開示は、個人情報開示請求決定通知書によりあらかじめ指定した日時に指定した場所(原則として総合窓口)で実施するものとする。

(2) 日時の変更

総務課及び主管課等は、請求者から指定日時の変更の申出のあった場合は、請求者と打合わせの上、個人情報の開示の日時を変更するものとする。

この場合、「個人情報開示請求決定通知書(控)」の「備考」欄に「(開示日時変更)○年○月○日○時○分」と記載し、改めて通知書は送付しないものとする。

(3) 請求者本人の確認

開示を実施する際の本人又はその法定代理人であることの確認は、個人情報開示請求決定通知書の提示を求めるとともに、第11 2(3)に定める開示請求の場合と同様の方法により行うものとする。

(4) 開示の実施方法

開示に際しては、原則として主管課等の職員が立ち会い、開示を受ける者に当該個人情報の内容について説明するものとする。

2 部分開示

(1) 行政文書に記録されている個人情報

ア 不開示部分と開示部分とが別のページに記載されている場合

取り外しのできるものは取り外し、取り外しのできないものについては、次のいずれかの方法によるものとする。

①開示部分のみ複写して開示に供する。

②不開示部分に紙等を掛けて遮へいして開示する。

イ 不開示部分と開示部分とが同一ページに記載されている場合

次のいずれかの方法により写しを作成するものとする。

①行政文書を複写した後、不開示部分を切り抜くか又はマジックインクで塗りつぶした後、それを再度複写する。

②不開示部分を遮へい物で覆って複写する。

(2) 磁気テープ等に記録されている個人情報

個人情報が記録された当該磁気テープ等から印字装置を用いて出力したものについて、行政文書に記録されている個人情報の例により開示する。

3 写しの交付等

(1) 写しの交付

個人情報の写しの交付部数は、請求1件につき1部とし、原則として主管課等が作成するものとする。また、その交付は、総合窓口において行うことを原則とする。

(2) 写しの作成

個人情報の写しの作成箇所等を確認し、備付けの複写機により写しを作成するものとする。

なお、写しの用紙の大きさ、作成方法及び作成費用の徴収については、甲賀市情報公開条例施行規則(平成16年甲賀市規則第12号)別表によるものとする。

第14 個人情報の訂正等の決定後の手続

1 訂正等の実施時期

個人情報の訂正及び削除をすることを決定したときは、個人情報訂正等決定通知書を送付する前に当該個人情報の訂正及び削除を行うものとする。

2 訂正等の方法

訂正等をすることと決定した場合においては、個人情報の内容や形態に応じて適切な方法により行うものとする。

3 訂正内容の連絡

訂正等を行った主管課等は当該訂正等に係る個人情報を保有する他の関係課等に対して速やかに連絡するものとする。

第15 審査請求があった場合の取扱い

1 審査請求の受付窓口

条例第30条に基づく開示決定等、訂正等の決定等又は開示請求若しくは訂正等請求に係る不作為についての審査請求の受付は、原則として総合窓口で行う。

2 審査請求の受付等

(1) 審査請求の方法

決定に対する審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条の規定により、書面によることとし、口頭による審査請求は認められない。したがって、処分に関し、口頭で審査請求があったときは、書面による手続を行うよう指導するものとする。

(2) 審査請求書の提出

審査請求は、個人情報開示決定審査請求書(規則様式第16号)により行うものとする。

また、審査請求書のあて先は、当該実施機関となるものである。

(3) 審査請求書の記載事項の確認

審査請求があった場合、各主管課等の長は、次の記載事項を確認し、受付に際し、受付印を押すものとする。

ア 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

イ 審査請求人の押印

ウ 審査請求に係る処分

エ 審査請求に係る処分があったことを知った日

オ 審査請求の趣旨及び理由

カ 処分庁の教示の有無及び内容

キ 審査請求の年月日

(4) 審査請求書の送付

主管課等は、受け付けた審査請求書の写しを作成し、遅滞なく総務課へ送付するものとする。

3 審査請求書の形式的審査

主管課の長は、審査請求書を受け付けたときは、速やかに行政不服審査法に基づき、次の事務を行うものとする。

(1) 審査請求書の形式的審査

主管課等の長は、次の事項について審査するものとする。

ア 請求に対する決定の処分があったことを知った日の翌日から起算して3月以内の審査請求か否か。

イ 審査請求人が請求権者としての資格を有しているか。

ウ 審査請求の対象となる個人情報についての申立てか。

エ 審査請求の対象となった個人情報が存在しているか。

(2) 審査請求書の補正

主管課等の長は、審査請求書の記載事項に漏れや誤りがある場合や審査事項の要件を満たさない場合で補正することができるものであるときは、補正の期間(2週間程度)を定めて、審査請求人に補正を命じなければならない。

4 審査請求についての審査

(1) 却下について

主管課等の長は、審査請求が次のいずれかに該当する場合は、却下の裁決を行い、個人情報開示決定審査請求却下裁決通知書(規則様式第18号)を審査請求人へ送付するものとする。

ア 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ 補正命令に応じなかった場合

ウ 補正命令に定める補正の期間を経過した場合

(2) 主管課等の長は、審査請求がなされた処分について、総務課と必要な協議を行い、決定で、審査請求に係る開示決定等及び訂正等の決定等を取り消し、又は変更し、審査請求に係る保有個人情報の全部を開示するとき等を除き、総務課を経由して、審議会へ諮問する。

5 審議会への諮問

主管課等の長は、審査請求が適法であった場合、条例第30条の規定に基づき、審査請求を却下する場合及び審査請求に係る保有個人情報の全部を開示する場合を除き、審議会に諮問するものとする。

(1) 諮問通知書の作成

主管課等の長は、総務課と必要な協議又は調整を行い、当該審査請求を却下する場合及び当該審査請求に係る保有個人情報の全部を開示する場合又は明らかに不適法であるときを除き、速やかに個人情報保護審議会諮問通知書(規則様式第20号)を作成し、次の書類を添付して総務課を経由の上、審議会に諮問するものとする。

ア 審査請求書及び添付書類の写し

イ 審査請求に係る個人情報開示請求決定通知書等の写し

ウ 審査請求の対象となった個人情報又はその写し

エ 行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写し

オ その他当該審査請求についての審議を行う上で必要と認められる資料

(2) 審議会に係る事務

ア 審議会にかける提出資料等、必要な準備は各主管課等が行う。

イ 審議会の事務は総務課が行うことから、主管課等の長は、諮問に係る書類を総務課に送付する。

6 審議会の審議

審議会は、条例の定めるところにより、その権限に属することとされた事項について、調査及び審議する。

(1) 主管課等は、審議会からの求めに応じ、不開示等の理由について意見書又は資料の提出等を行う。

(2) 審議会は、さらに必要があるときは、非開示等の理由について、適当と認めるものにその知っている事実を陳述させる等の調査をすることができる。

(3) 審議会は、審査請求人等から申立てがあったときは、口頭で意見を述べる機会を与えなければならない。

(4) 審議会は、意見書又は資料の提出があったときは、不服申立人、参加人及び主管課等にその写しを送付する。

7 審査請求に対する決定事務

(1) 審査請求に対する裁決

主管課等の長は、審議会からの答申を受けたときは、速やかに、当該審査請求に対する裁決をしなければならない。

ア 個人情報開示決定審査請求裁決通知書(規則様式第19号)を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

イ 審査請求に係る開示決定等を変更し、当該開示決定等に係る保有個人情報を開示する旨等の裁決をした場合は、審査請求に対する裁決に基づく開示実施日等通知書(規則様式第21号)を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

8 対象個人情報の保存期間の特例

審査請求の対象となった個人情報については、審査請求の審査期間中及び訴訟係争中に保存期間を満了した場合は、審査請求及び訴訟が結審するまで廃棄しないものとする。

第16 運用状況の公表

総務課は、各実施機関からの報告を受けた運用状況を取りまとめ、年1回公表するものとする。

(1) 公表の時期

毎年6月30日までに行う。

(2) 公表内容は、次のとおりとする。

ア 個人情報開示等の請求件数

イ 個人情報開示等請求の決定件数

ウ 審査請求の件数

エ その他市長が必要と認める事項

(3) 公表の方法

市広報紙に掲載する等積極的な広報に努める。

付 則

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

付 則(平成21年訓令第19号)

この訓令は、平成21年10月1日から施行する。

付 則(平成24年訓令第11号)

この告示は、平成24年7月9日から施行する。

付 則(平成28年訓令第5号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正後の甲賀市個人情報保護に関する事務取扱要領の規定(第11第2項第3号ア及び様式第4号の改正規定を除く。)は、この訓令の施行後にされた開示決定等、訂正等の決定等又は開示請求若しくは訂正等請求に係る不作為について適用し、この訓令の施行前にされた開示決定等又は訂正等の決定等については、なお従前の例による。

付 則(平成29年訓令第12号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

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甲賀市個人情報保護に関する事務取扱要領

平成21年4月1日 訓令第11号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政組織/第7章 情報公開・個人情報保護
沿革情報
平成21年4月1日 訓令第11号
平成21年9月25日 訓令第19号
平成24年7月6日 訓令第11号
平成28年3月28日 訓令第5号
平成29年3月30日 訓令第12号