2　県市町村GWの各機能において登録するデータ容量については、原則としておおむね1メガバイト以内とし、これを超える場合は、圧縮し、又は分割して登録するものとする。

2　メール担当者は、受信したメール及び確認したデータ等を甲賀市文書取扱規程(平成16年甲賀市訓令第5号)に基づき、迅速に処理するとともに、必要な場合は、関連するユーザへ転送し、若しくは回覧しなければならない。なお、受信メールは、各所属におけるいずれかの構成員が開封した時点で、各ユーザに到達が完了したものとみなされることに注意すること。

3　メール担当者は、各所属長の選任者をもって充てる。

4　電子メールに電子ファイルを添付する場合は、サーバの受信容量及び通信速度を圧迫しないよう必要に応じて圧縮することとし、複数の相手に送付する場合は、できる限りショートカット(実体をキャビネット等に保存し、キャビネット内のデータへのリンクを添付する方法)を添付するよう努めるものとする。

5　電子メールの本体は、全てサーバ上に保管され、次に掲げる期間が経過後は自動的に削除されるので、必要なデータは、別途保存作業を行うとともに、処理を完了した電子メールは、速やかに削除するよう努めることとする。

6　甲賀市内の各機関相互の情報交換については、他の団体への写しの送付を除き、甲賀市グループウェアシステムの電子メールを利用するものとする。

2　共有資料キャビネットは、原則として、各団体が情報共有をすることが求められる情報でかつ情報内容の終期が半年以上にあるものについて、各ユーザが登録を行うことができるものとする。

3　各ユーザは、共有資料キャビネット内に登録する情報内容に従い、フォルダを作成し、当該区分に対応した情報を登録することができる。

4　情報登録者は、登録した情報を適切に管理するとともに、情報内容に修正、変更がなされた場合は、直ちに登録情報を修正し、変更し、若しくは削除しなければならない。

2　電子掲示板には、各掲載区分による情報を掲載するものとし、当該情報については、情報内容の終期が半年未満のものについて、各ユーザが登録を行うことができるものとする。

3　情報の掲載に当たっては、必ず情報の掲載期間(終期)を設定するものとするが、終期設定については、安易に長期間の設定をすることなく、適切な終期設定に努めるものとする。

4　各ユーザは、新規に電子掲示板を開設する必要が生じた場合は、別記様式によりGW管理者あて申請を行うこととし、GW管理者は、申請された電子掲示板(情報区分)が適当であると認められる場合は、直ちに県市町村GW総括管理者に設定を依頼しなければならない。

5　前項の規定は、電子掲示板を変更し、又は休止する場合においても適用する。

6　第4項により電子掲示板を開設したユーザは、所属内に管理担当者を設置し、当該掲示板の適切な運用に努めなければならない。

7　GW管理者は、登録された情報が不適当と判断した場合は、登録者に対して削除を求めることができるとともに、登録者が削除しない場合は県市町村GW総括管理者あて削除を依頼することができるものとする。

2　電子会議室を開設、変更、閉鎖する必要がある場合は、別記様式によりGW管理者あて申請を行うこととし、GW管理者は、申請された電子会議室のテーマが適当と認められる場合は、直ちに設定を行わなければならない。

3　電子会議室の各テーマを主催したユーザは、当該電子会議室の管理担当者を設置し、会議の円滑な運営に努めるものとする。

4　各テーマの管理担当者は、会議の発言内容を確認し、不適当な発言等があれば、その是正又は削除を求めることができることとし、発言者が削除しない場合は、GW管理者を通じて県市町村GW総括管理者に対して当該発言の削除を依頼することができるものとする。

2　各ユーザは、スケジュールを共有できるグループを設定することができるが、設定するグループについては、組織として設定する必要があるものに限り、私的な任意のグループを設定することはできない。

3　GW管理者は、登録されたグループの構成が不適当と判断した場合は、登録者に対して削除を求めることができるとともに、登録者が削除しない場合は、県市町村GW総括管理者に削除を依頼することができるものとする。

この告示は、平成16年10月1日から施行する。

この告示は、平成17年4月1日から施行する。

この告示は、平成22年4月1日から施行する。