○甲賀市県市町村グループウェアシステム取扱要領

平成16年10月1日

告示第4号

(趣旨)

第1条 この告示は、県市町村グループウェアシステム運用管理要領(平成13年10月30日おうみ自治体ネット整備推進協議会決定)第6条第2項に基づき、県市町村間及び市町村相互間において効果的な情報共有を実現することを目的として運用する県市町村グループウェアシステム(以下「県市町村GW」という。)の甲賀市における運用上の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この告示において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) クライアント端末等 県市町村GWを利用するために必要なパーソナルコンピュータ、付属機器及び接続に必要な機器をいう。

(2) ユーザ 県市町村GWの利用資格を付与されたものをいう。県市町村GWにおいては、所属を単位として利用資格を付与する。

(3) オフィス 各ユーザの集合体であり、本市においては、部局及び市を単位とするものをいう。

(4) ユーザID 県市町村GWにおいて、個々のユーザを識別管理するための情報をいう。

(5) パスワード ユーザが利用するデータ等の機密を保持するために用いる半角8文字以内の暗証文字列をいう。

(6) 県市町村GW総括管理者 県市町村グループウェアシステム運用管理要領第4条第1項に規定する県市町村グループウェア管理者をいう。

(機能)

第3条 県市町村GWで利用できる機能は、次のとおりである。

(1) 電子メール 特定のユーザ間において情報の伝達を行うために利用する機能

(2) 電子キャビネット 複数ユーザ間で情報の共有化を図るために利用する機能

(3) 電子掲示板 特定又は不特定のユーザに対して、情報の提供や公開を行うために利用する機能

(4) 電子会議室 特定又は不特定多数のユーザから意見の収集、交換等を効率よく行うために利用する機能

(5) スケジュール(会議出欠報告システム) 会議に関するスケジュール等の情報共有を行うために利用する機能

(管理者)

第4条 本市における県市町村GWの運用及び利用支援は、総合政策部情報政策課長(以下「GW管理者」という。)が行うものとする。

(GW管理者の職務)

第5条 GW管理者は、以下の職務を行わなければならない。

(1) クライアント端末等の運用管理に関すること。

(2) クライアント端末等に搭載された基本ソフトウェア等の適切な管理

(3) 県市町村GWの適正利用に関すること。

(4) ユーザの利用支援に関すること。

(5) 県市町村GWが利用可能な端末機器のコンピュータウィルス対策に関すること。

(ユーザの職務)

第6条 ユーザは、各所属を単位に付与されるものであり、ユーザの職務に関する次の事項については、各所属の所属長の責任により管理運用するものとする。

(1) 各ユーザが登録するデータの管理及び必要なデータの保管に関すること。

(2) パスワードの適正管理

(3) 使用する端末機器のコンピュータウィルス対策に関して、パターンファイル等の更新を行うこと。

(県市町村GW利用に係る総括的事項)

第7条 県市町村GWで交換するデータ形式については、県市町村グループウェアに登録されている各団体で使用されているアプリケーションの状況に配慮し、各団体が対応可能なデータ形式で受発信を行うよう努めなければならない。

2 県市町村GWの各機能において登録するデータ容量については、原則としておおむね1メガバイト以内とし、これを超える場合は、圧縮し、又は分割して登録するものとする。

(電子メールの受発信)

第8条 各ユーザは、県市町村GWに関するメール担当者を定め、電子メールを1日1回以上定期的に受信するものとする。

2 メール担当者は、受信したメール及び確認したデータ等を甲賀市文書取扱規程(平成16年甲賀市訓令第5号)に基づき、迅速に処理するとともに、必要な場合は、関連するユーザへ転送し、若しくは回覧しなければならない。なお、受信メールは、各所属におけるいずれかの構成員が開封した時点で、各ユーザに到達が完了したものとみなされることに注意すること。

3 メール担当者は、各所属長の選任者をもって充てる。

4 電子メールに電子ファイルを添付する場合は、サーバの受信容量及び通信速度を圧迫しないよう必要に応じて圧縮することとし、複数の相手に送付する場合は、できる限りショートカット(実体をキャビネット等に保存し、キャビネット内のデータへのリンクを添付する方法)を添付するよう努めるものとする。

5 電子メールの本体は、全てサーバ上に保管され、次に掲げる期間が経過後は自動的に削除されるので、必要なデータは、別途保存作業を行うとともに、処理を完了した電子メールは、速やかに削除するよう努めることとする。

(1) 開封済メール 30日

(2) 未開封メール 30日

(3) 発信メール 30日

(4) 保留メール 30日

6 甲賀市内の各機関相互の情報交換については、他の団体への写しの送付を除き、甲賀市グループウェアシステムの電子メールを利用するものとする。

(電子メールで交換する情報等)

第9条 県市町村GWの電子メールを利用して交換する情報等は、次のとおりとする。

(1) 軽易な通知、事務連絡等

(2) 業務執行上必要となる資料データ等

(3) 公文書(別途文書として作成、送付されたもの)の写し

(4) その他、利用者相互間において、文書によらない執行について合意が得られた情報等

(電子キャビネットの種別)

第10条 県市町村GWにおいては、次の電子キャビネットが利用できる。

(1) 机 ユーザのみが利用可能なキャビネットであり、ユーザのみが登録、参照、更新可能である。机は、作成中及び修正中の情報を一時保管するとともに受信メールの保管場所としての利用が可能である。

(2) 共有キャビネット 同一オフィスに属するユーザのみが利用可能なキャビネットであり、同一オフィスに属するユーザのみが登録、参照、更新可能である。

(3) 公開キャビネット ユーザが属するオフィス内の情報のうち、全ユーザに公開可能な情報を登録するキャビネットであり、同一オフィスに属するユーザは登録、参照、更新可能であるが、他のオフィスに属するユーザは、参照のみ可能となる。

(4) 自治体ネット共有資料 各団体が相互に利用する情報を統一的に保存するキャビネットであり、県市町村GWを利用する全ユーザの共有キャビネットであり、全ユーザが登録、参照更新可能となる。

(電子キャビネットの活用)

第11条 各ユーザは、原則として、おうみ自治体ネット共有資料キャビネット(以下「共有資料キャビネット」という。)に情報を登録するものとする。

2 共有資料キャビネットは、原則として、各団体が情報共有をすることが求められる情報でかつ情報内容の終期が半年以上にあるものについて、各ユーザが登録を行うことができるものとする。

3 各ユーザは、共有資料キャビネット内に登録する情報内容に従い、フォルダを作成し、当該区分に対応した情報を登録することができる。

4 情報登録者は、登録した情報を適切に管理するとともに、情報内容に修正、変更がなされた場合は、直ちに登録情報を修正し、変更し、若しくは削除しなければならない。

(電子掲示板の利用)

第12条 電子掲示板の掲載区分は、地域(県庁においては、各部)単位及び情報の内容単位とする。

2 電子掲示板には、各掲載区分による情報を掲載するものとし、当該情報については、情報内容の終期が半年未満のものについて、各ユーザが登録を行うことができるものとする。

3 情報の掲載に当たっては、必ず情報の掲載期間(終期)を設定するものとするが、終期設定については、安易に長期間の設定をすることなく、適切な終期設定に努めるものとする。

4 各ユーザは、新規に電子掲示板を開設する必要が生じた場合は、別記様式によりGW管理者あて申請を行うこととし、GW管理者は、申請された電子掲示板(情報区分)が適当であると認められる場合は、直ちに県市町村GW総括管理者に設定を依頼しなければならない。

5 前項の規定は、電子掲示板を変更し、又は休止する場合においても適用する。

6 第4項により電子掲示板を開設したユーザは、所属内に管理担当者を設置し、当該掲示板の適切な運用に努めなければならない。

7 GW管理者は、登録された情報が不適当と判断した場合は、登録者に対して削除を求めることができるとともに、登録者が削除しない場合は県市町村GW総括管理者あて削除を依頼することができるものとする。

(電子会議室の利用)

第13条 電子会議室の開設、変更、閉鎖は、GW総括者が行う。

2 電子会議室を開設、変更、閉鎖する必要がある場合は、別記様式によりGW管理者あて申請を行うこととし、GW管理者は、申請された電子会議室のテーマが適当と認められる場合は、直ちに設定を行わなければならない。

3 電子会議室の各テーマを主催したユーザは、当該電子会議室の管理担当者を設置し、会議の円滑な運営に努めるものとする。

4 各テーマの管理担当者は、会議の発言内容を確認し、不適当な発言等があれば、その是正又は削除を求めることができることとし、発言者が削除しない場合は、GW管理者を通じて県市町村GW総括管理者に対して当該発言の削除を依頼することができるものとする。

(スケジュール機能の利用)

第14条 スケジュール機能は、原則として会議出欠報告用として使用するものとする。

2 各ユーザは、スケジュールを共有できるグループを設定することができるが、設定するグループについては、組織として設定する必要があるものに限り、私的な任意のグループを設定することはできない。

3 GW管理者は、登録されたグループの構成が不適当と判断した場合は、登録者に対して削除を求めることができるとともに、登録者が削除しない場合は、県市町村GW総括管理者に削除を依頼することができるものとする。

(県市町村GWの適正利用)

第15条 県市町村GWの利用に当たっては、次に掲げる行為を行ってはならない。

(1) ユーザIDの不正使用及びパスワードの漏えい

(2) 他のユーザに係るデータの不正利用、改ざん、棄損及び滅失

(3) 他の団体又は第三者を誹謗、中傷すること

(4) 県市町村GWにおける各機能の不正使用

(5) 通信品位に障害をもたらすデータの送受信

(6) 法令又は公序良俗に反すること

(7) その他県市町村GWの運用に支障を及ぼすと考えられる行為

(その他)

第16条 この告示に定めるもののほか、甲賀市における県市町村GWの運用に関して必要な事項は、GW管理者が別に定める。

付 則

この告示は、平成16年10月1日から施行する。

付 則(平成17年告示第29号)

この告示は、平成17年4月1日から施行する。

付 則(平成22年告示第26号)

この告示は、平成22年4月1日から施行する。

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甲賀市県市町村グループウェアシステム取扱要領

平成16年10月1日 告示第4号

(平成22年4月1日施行)